2-minútové pravidlo – akčná produktivita a budovanie zvykov

2-minútové pravidlo je ďalšou z techník time managementu. Je akčné a je rýchle, skoro ako prvý orgazmus.

2-minútové pravidlo – akčná produktivita a budovanie zvykov
(Zdroj: Šimon Briatka)
Písmo: A- | A+
Diskusia  (4)

Zároveň je však aj mimoriadne efektívne a keď si ho osvojíte, tak aj návykové. Čiže presne ako prvý orgazmus. Ale dosť bolo nevhodných narážok.

Prejdime k meritu veci. Dvojminútové pravidlo je perfektným spôsobom, ako sa zbaviť niektorých mikroúloh, dostať veci z hlavy a urobiť si poriadok vo svojom pracovnom dni. Toto je jeho primárny účel, dá sa však využiť aj inými spôsobmi (o tom viac nižšie). Jeho funkčný princíp je možné zhrnúť do jednej vety:

„Ak vám vykonanie určitej úlohy zaberie menej ako 2 minúty, urobte ju hneď, ako sa o nej dozviete.“

SkryťVypnúť reklamu
Článok pokračuje pod video reklamou

Jednoduché ako facka či prvý orgazmus (to bolo už poslednýkrát, sľubujem).

Poďme sa však na 2-minútové pravidlo pozrieť zblízka. Predpokladám totiž, že niektorí z vás sú v tomto momente skeptickí.

Ako funguje 2-minútové pravidlo – príklady

S týmto pravidlom som sa prvýkrát stretol pri čítaní knihy Getting Things Done od Davida Allena, jedného z bestsellerov v oblasti time managementu. Aj keď mi jeho rovnomenný systém organizácie práce príde zbytočne komplikovaný až byrokratický, 2-minútové pravidlo je paráda.

Autorov opis je ešte jednoduchší, parafrázujem: „Zaberie to menej ako dve minúty? Ak áno, tak to urob.“ Logika za tým je tá, že vykonávaním a dokončením tejto činnosti okamžite strávime menej času, ako keby sme ju odložili na neskôr. V drvivej väčšine prípadov to je pravda.

SkryťVypnúť reklamu

Okamžitá a akčná produktivita

Vysvetlime si to na jednoduchom príklade z praxe: do schránky vám priletí e-mail od kolegu/klienta/šéfa. Ide o jednoduchú otázku či požiadavku, na ktorú dokážete odpovedať do dvoch minút. Pri variante A to aj urobíte. Zaberie vám to 69 sekúnd, paráda.

Variant B je ten, že v danej chvíli pokrčíte plecami a e-mail necháte v schránke s osobným prísľubom, že sa k nemu vrátite neskôr. Naozaj tak aj urobíte, napríklad ku koncu pracovnej doby. Takže opäť otvoríte mailovú schránku (duplicita), nájdete predmetný mail (duplicita), pre istotu si ho znovu prečítate (duplicita) a odpíšete. Zaberie vám to 80 sekúnd, čo tiež nie je zlé.

SkryťVypnúť reklamu

Ale teraz si predstavte, že takých mailov máte päť, sedem, desať. A k tomu ste po vypití kávy nechali šálku so šarmantnou hnedou patinou stáť vedľa klávesnice, vo firemnom čete vám tiež svietia nejaké správy „na neskôr“ a bordel z papierov máte na stole ako kulisu. Všetky tieto mikroúlohy by ste v okamihu, keď vznikli, respektíve vošli do vašej pozornosti, zvládli za menej než 2 minúty. Ale kumulatívne to už také ružové nie je.

Nehovoriac o tom, že veľa z vás, beťárov, si nezapisuje všetky úlohy, čiže možno na ten e-mail aj zabudnete. Dofrasa.

Modelový príklad máme za sebou, ale opisuje len jeden uhol pohľadu na 2-minútové pravidlo. Ono je totiž možné použiť ho viacerými spôsobmi.

SkryťVypnúť reklamu

Prvý som opísal vyššie. Použitím 2-minútového pravidla rýchlo dokončujeme mikroúlohy vtedy, keď vznikajú a tým predchádzame ich nakopeniu. Už len táto jeho „funkcia“ je super, ale skrýva oveľa väčší potenciál.

2-minútové pravidlo na nakopnutie motivácie

Dvojminútové pravidlo je totiž možné použiť aj na zvládanie veľkých úloh a naštartovanie vášho motivačného motora. Jasné, obrovské zadanie za dve minútky nedáte. Ale každá veľká úloha spravidla pozostáva z viacerých menších krokov, ktoré musíte absolvovať. A tu vstupuje na scénu 2-minútové pravidlo.

Opäť príklad: čaká vás vytvorenie otravnej tabuľky pre šéfa, ktorý má štatistickú obsesiu. Nedá sa tomu vyhnúť. Viete, že celá úloha vám zaberie možno aj dve hodiny. Vaša nálada je hneď (alebo ešte stále?) na bode mrazu, po motivácii môžu vyhlásiť akurát tak pátranie.

Vytvorenie takej tabuľky však pozostáva zo sekvencie malých krokov, z ktorých niektoré zvládnete aj za 2 minúty. Napríklad si ju dokážete naskicovať na papier. Alebo si k nej zhromaždíte podklady (každá kvalitná tabuľka vychádza aspoň z jednej inej tabuľky). Poriadne si označíte stĺpce a riadky. Naťaháte vzorce. Vyfarbíte bunky. Podstata je tá, že z veľkej úlohy ukrojíte malý kúsok.

Tento spôsob využitia 2-minútového pravidla vám možno niečo hovorí. Najmä ak ste čítali môj predošlý článok: 5-minútové pravidlo – nakopnite svoju produktivitu hneď teraz. Ich funkčný princíp je totiž mimoriadne podobný. Vykonaním malej, ale za to potrebnej časti úlohy prekonáte psychologickú bariéru už len tým, že na nej vôbec začnete pracovať. Ste o krok bližšie k cieľu.

Budovanie zvykov

Okrem toho je 2-minútové pravidlo perfektné na budovanie zvykov. Pretože to je tiež cesta a niekedy poriadne dlhá. Viete, ako dlho trvá vybudovanie nového zvyku a jeho osvojenie? Veda hovorí, že od 18 do 254 dní. Mierne deprimujúce čísla, čo poviete?

Ale to nevadí, žiaden zvyk si neosvojíte, ak s ním jednoducho nezačnete. Pamätajte, ku dňu číslo 254 sa dostanete iba po tom, čo prežijete deň číslo 1. A prvý deň možno stačia aj tie dve minútky.

Základom formovania návykov je ich pravidelné opakovanie, kým sa nám nedostanú, ako sa hovorí, pod kožu. Ale často býva náročné začať robiť niečo nové, najmä ak ide o činnosť, z ktorej máme husiu kožu (napríklad zdravý pohyb, racionálne stravovanie sa, šetrenie peňazí, čítanie či iné smrteľné hriechy). A tu pomôže 2-minútové pravidlo. Pretože tak, ako je možné rozbiť na menšie kroky veľkú úlohu, tak isto je možné atomizovať aj formovanie návykov.

Príklad: chcete začať s aktívnym pohybom. Zrejme nezabehnete maratón či neabsolvujete crossfitovú súťaž hneď na ďalší deň. Ale môžete dve minútky pochodovať na mieste pred televíziou. Alebo robiť drepy či výpady v pomalom tempe. Deň po dni to opakujete, postupne začnete predlžovať interval a výrazne tak zvyšujete svoje šancu urobiť z toho zvyk.

A funguje to aj pri iných činnostiach. Chcete začať viac čítať? Na úvod stačí strana-dve denne. Otužovať sa? OK, dve minútky pod vlažnou vodou nie sú také zlé. Meditovať? Dýchajte zhlboka 120 sekúnd. Dobyť svet? Dve minúty študujte atlas.

Prečo je 2-minútové pravidlo efektívne?

V tejto časti vám opíšem prednosti, ktorými 2-minútové pravidlo disponuje. Pri čítaní majte na mysli, že sa týkajú predovšetkým tej jeho formy, v rámci ktorej sa bavíme o dokončovaní mikroúloh. Ale s troškou predstavivosti ich môžeme vztiahnuť aj na 2-minútové pravidlo pri formovaní zvykov.

1. Adresne rieši prokrastináciu

Prokrastinácia je úmyselné odďaľovanie vykonania nejakej úlohy. Toto niekedy až chronické odkladanie vecí na neskôr je veľkou ranou pre produktivitu. Nanešťastie ide o pliagu, ktorá je rozšírená po kanceláriách celého sveta. Z času na čas na ňu trpím ja, určite aj vy, oni tiež. Ale dobrou správou je, že existujú pomerne jednoduché a akčné spôsoby, ako s ňou zatočiť. Jedným z nich je práve 2-minútové pravidlo.

Tým, že z danej úlohy odkrojím malé sústo, ktoré zvládnem za 120 sekúnd, robím mimoriadne dôležitý krok vpred. Tá psychologická bariéra – vôbec začať – je totiž významnejšia, než si možno myslíte. Múdre hlavy identifikovali dokonca až 9 príčin, prečo prokrastinujeme. Patria tu napríklad slabšie plánovanie, impulzívnosť, sebadisciplína a podobne, všetko faktory súvisiace s mozgovou činnosťou. Nuž a 2-minútové pravidlo je v mnohých prípadoch tým prvým schodíkom k ich prekonaniu.

Dokončením hoci aj len maličkej časti dávame mozgu impulz, že: „Aha, ono to ide.“Uznávam, nebude to fungovať v 100% prípadoch, pretože nejde o univerzálny všeliek na prokrastináciu (nič také neexistuje). Ale tie dve minútky sú natoľko krátke a zvládnuteľné, že to za pokus stojí, čo poviete?

slučka skazy/prokrastinácie
slučka skazy/prokrastinácie (zdroj: Šimon Briatka)

2. Domino efekt

Nadviažem na predošlý bod. Použitím 2-minútového pravidla si môžete aj v relatívne krátkom časovom úseku odfajknúť viacero úloh. Áno, sú krátke a jednoduché, ale náš mozog aj tak teší, keď ich dokončujeme. Dokonca až natoľko, že začne produkovať dopamín, ktorý v nás vzbudzuje pocit zadosťučinenia. Taký malý produktívny orgazmus (sorry, tento mi napadol až teraz a musel som ho použiť).

Keďže tieto pocity sú návykové, existuje šanca, že dokončovaním mikroúloh vyvoláme takzvaný domino efekt. Dostaneme sa na vlnu. Nakopneme svoju motiváciu a zvýšime chuť do práce. A to je mimoriadne dôležité najmä v stave, kedy máme problém donútiť sa vôbec niečo urobiť. Ale nielen vtedy, dopamín je mňam stále. Samozrejme je dôležité, aby stále išlo o zmysluplné úlohy, nesmieme ich bagatelizovať, pretože mozog je ťažké oklamať.

3. Využíva kontext

Využíva kontext, čo to, došľaka, je? Uznávam, toto spojenie je nič nehovoriace, ale hneď ho vysvetlím. Na príklade.

Predstavte si, že kontrolujete mail a vyskočí na vás správa, na ktorú viete odpovedať do dvoch minút (napríklad tá, ktorú sme si vyššie opísali v príklade). Čo je v tomto prípade kontext? To, že máte otvorenú mailovú schránku, že ste si danú správu prečítali, máte ju v čerstvej pamäti a momentálne nerobíte nič iné. Ako z tejto situácie vyťažiť maximum? Tak, že na tú správu hneď teraz odpoviete. Pretože podmienky už len ťažko budú lepšie.

Ak trošku odzoomujeme, tak pod kontextom môžeme vnímať už len skutočnosť, že sa o nejakej mikroúlohe dozvieme. V momente, keď nám vstúpi do poľa pozornosti (teda v momente, keď sa o nej dozvieme), je táto informácia najčerstvejšia. Ak si ju uložíme do pamäte „na neskôr“, už bude iba starnúť a zvyšuje sa šanca, že na ňu zabudneme. Vrhnite sa na túto úlohu a vyprevaďte ju zo sveta s efektívnou eleganciou.

4. Je flexibilné

Podobne ako 5-minútové pravidlo, aj jeho kratší súrodenec je mimoriadne prispôsobivý. Sú 2 minúty príliš krátky časový úsek? Predĺžte ho. Predovšetkým v situáciách, kedy máte k dispozícii viac času, môžete kritéria zmeniť. Do piatich minút dokončíte väčšie množstvo úloh, ako do 120 sekúnd, no stále ide o zvládnuteľný minišprint.

Aj keď sú dve minúty v názve, berte ich iba ako návesť. Toto je, len tak mimochodom, spoločným menovateľom mnohých techník time managementu. Jasné, pravidlá sú fajn, predovšetkým ak majú zmysel a korene v praxi, ale nikto netvrdí, že také 2-minútové pravidlo musí ostať iba v tejto dĺžke. To platí, nech už ho používate na rýchle dokončovanie mikroúloh, ako motivačný štartér, alebo n formovanie zvykov.

5. Začať môžete hneď

K používaniu 2-minútového pravidla nepotrebujete žiadne komplikované matice, predražené tech-hračky, ani prečítať si 7 pseudomotivačných kníh. Stačí vám k tomu nejaká práca (úlohy) a vlastný úsudok. Ak sa niečím živíte, tak prvým menovaným určite disponujete a hlavu, pevne verím, používať viete tiež. Ak nie, tak, eh, ako ste sa dostali až sem?

V jednoduchosti je krása a pri time managemente to platí nastokrát. Práve 2-minútové pravidlo je toho stelesnením. Prečítali ste si jeho „návod“, vidíte, aké priamočiare je. Žiadna objektívna skutočnosť vám nebráni vyskúšať ho hneď teraz, alebo zajtra.

Poznámka: tento text bol autorom už publikovaný na jeho osobnej webovej stránke www.pracujem.si.

Šimon Briatka

Šimon Briatka

Bloger 
  • Počet článkov:  7
  •  | 
  • Páči sa:  23x

Moje vášne: cestovanie, konštruktívny feedback, marketing, rock, šport, time management a zoznam vášní. Zoznam autorových rubrík:  Time management

Prémioví blogeri

Jiří Ščobák

Jiří Ščobák

740 článkov
Martina Hilbertová

Martina Hilbertová

48 článkov
Karolína Farská

Karolína Farská

4 články
Iveta Rall

Iveta Rall

66 článkov
Juraj Karpiš

Juraj Karpiš

1 článok
Zmudri.sk

Zmudri.sk

3 články
SkryťZatvoriť reklamu