reklama

Vyrušenia pri práci – prečo a ako s nimi bojovať?

Okamžitým javom, ktorý nastáva bezprostredne po vyrušení, je strata pozornosti. Dosť nanič, čo poviete?

Vyrušenia pri práci – prečo a ako s nimi bojovať?
(Zdroj: Šimon Briatka)
Písmo: A- | A+
Diskusia  (3)

Vyrušenia pri práci sú pohromou nevídaných rozmerov. Podľa odhadu Jonathana Spira, výskumníka na poli pracovnej efektivity, kvôli ním stratíme 28 miliárd hodín ročne. A to hovoríme iba o USA. Ostaňme ešte pri číslach.

Prieskum realizovaný spoločnosťou RescueTime nám ukázal ďalšie strašidelné štatistiky:

  • 98% respondentov čelí denným vyrušeniam pri práci,

  • viac než 50% z nich je osobnou formou, teda spravidla kolegami,

  • až 73% respondentov má na konci pracovného dňa pocit, že poriadne nič nestihlo.

Áno, áno, je to opäť USA. Ale je to na Slovensku naozaj iné? Spomeňte si, kedy vás naposledy kolega vyrušil pri práci, hoci aj nevinnou otázkou. Bolo to včera? Minulý týždeň? Som presvedčený o tom, že veľa z vás si pomyslí: „Ani nie hodinu dozadu…“. Žiaľ, v oblasti firemnej kultúry je náš malý stredoeurópsky tiger ešte pozadu. Ale o tom snáď inokedy.

SkryťVypnúť reklamu
Článok pokračuje pod video reklamou

Tieto, nazvime to „externé“ vyrušenia, sú však iba jednou stránkou mince. Tou druhou sú vibrujúce a kvákajúce telefóny či notifikácie na počítači (e-maily, Slack, sociálne siete a podobne). Počas pracovného dňa jednoducho čelíme mínovému poľu potenciálnych vyrušení a rozptýlení. A sadomasochisticky sa mu oddávame. Povedzte si úprimne, keď vám pár minút dozadu zavibroval telefón, ignorovali ste to, alebo ste po ňom chňapli ako priemerný nacionalista po kebabe?

„No a?“ poviete si. „Veď zopár vyrušení, to vôbec nie je také zlé.“. Podľa tejto logiky ani tresnúť hlavou zopárkrát do klávesnice tiež nie je nejakým problémom obrovských rozmerov. Ale tak ako opakovaný fyzický kontakt s Caps Lock-om vedie ku kumulatívnemu poškodeniu mozgu, tak aj čas stratený kvôli vyrušeniam vedie k strate produktivity.

SkryťVypnúť reklamu
reklama

A tých negatívnych následkov je oveľa viac.

Vyrušenia pri práci – ako nám škodia?

1. Strata sústredenia

Okamžitým javom, ktorý nastáva bezprostredne po vyrušení, je strata pozornosti. Sústredíte sa na pracovnú činnosť a odrazu vás niekto vytrhne z Matrixu. Dosť nanič, čo poviete? Už tu by som mohol prestať opisovať tento negatívny následok, ale kedysi som vám sľúbil trochu toho teoretického bláblá.

V jednom zo skorších textov na webe www.pracujem.si som spomínal, koľko času nám po vyrušení zaberie opäť sa začať naplno sústrediť. V priemere je to čosi vyše 23 minút. Naša schopnosť sústrediť sa, teda naša uvedomelá pozornosť ,je „surovina“, ktorú máme v obmedzenom množstve. Pri každom ďalšom a ďalšom vyrušení je ťažšie a ťažšie vrátiť sa späť do tempa. Nehovoriac o tom, že to stojí čas, čo je ďalšia z vzácnych surovín. Je teda aj vo vašom záujme nimi zbytočne neplytvať.

SkryťVypnúť reklamu
reklama

Existuje tiež niečo také, čomu sa v angličtine hovorí flow. V kontexte práce si to môžeme predstaviť ako takú vlnu produktivity a zanietenia. Kým na nej surfujeme, tak nám vykonávaná činnosť ide, ako sa vraví, od ruky. Sme do nej ponorení, ani nevnímame, ako beží čas. Je to paráda. Nejde o žiaden vymyslený koncept, flow je reálny a určite ste ho už niekedy zažili, najmä pri práci na niečom, čo vás (aspoň trochu) baví.

Vyrušenie je v tomto prípade ako žralok, ktorý vás žožerie pri produktívnom surfingu. Dostať sa naspäť na vlnu je potom veľmi, veľmi ťažké.

2. Obmedzený výkon

Prerušovaná súlož činnosť nie je efektívna. Keď dávate účtovníkovi spracovať svoje daňové priznanie chcete, aby počas toho prácu sedemkrát prerušil? Nie, prajete si aby to urobil sústredene, bez chýb a hlavne aby našiel spôsob, ako legálne zaknihovať vašu 12-tisícovú „služobnú cestu“. Rovnako ani od zubára pri ťahaní osmičiek nechcete, aby si odbehol na pokec so sympatickou sestričkou anesteziológa odvedľa.

SkryťVypnúť reklamu
reklama

Čo tým chcem povedať je, že vyrušenia pri práci majú za následok jej zníženú efektivitu. To znamená, že za rovnaký čas, aký by ste nad úlohou strávili bez vyrušenia, vyprodukujete horšiu kvalitu. Prípadne je výstup práce síce rovnaký alebo obdobný, ale trvá vám to dlhšie.

A to stále nie je všetko. Všetci sme ľudia a človek je tvor omylný. Avšak pri každom vyrušení sa šanca na chybu zvyšuje. Dajme to do čísel. Podľa výskumu z Michigan State University už len trojsekundové vyrušenie zdvojnásobí šancu na urobenie chyby. To vôbec nie je málo. Koľkokrát ste boli vyrušení dnes? Včera?

Nahlodaná pozornosť môže mať za následok aj naozaj fatálne zlyhania, ak jej za obeť padne napríklad šofér z povolania. Ale nemusíme zachádzať do extrémov, väčšina z nás robí v práci skôr „neškodné“ chyby. Ale aj tieto omyly sú otravné, spôsobujú problémy a prinášajú akurát tak ďalšiu prácu.

3. Záťaž pre duševnú pohodu

V krátkosti si zopakujme, prečo sú vyrušenia pri práci zlé. Oddaľujú dokončenie úlohy, zvyšujú šancu na výskyt chýb, rozbíjajú sústredenie, znižujú produktivitu a tak ďalej a tak ďalej. Niet sa čo čudovať, že niektorí ľudia sú potom v práci zbytočne frustrovaní.

Zrejme si to ani neuvedomujete, ale opakované vyrušenia pri práci majú negatívny vplyv aj na vaše duševné zdravie. A to aj vtedy, keď ich vôbec nevnímate ako niečo zlé. Možno práve naopak vítate každé rozptýlenie od práce (váš šéf či klient sa určite teší). Ale každé vyrušenie si berie svoju daň. Zoberme si napríklad len potrebu opäť a opäť prepínať pozornosť. Navonok sa to možno nezdá, ale pre náš mozog je to nesmierne únavné.

Vo svojej podstate ide o rovnaký problém, ako pri multitaskingu. Prepínate pozornosť z jednej činnosti na druhú (alebo z práce na kolegu a podobne) a potom opäť naspäť rovnako, ako znudený tínedžer prepína televízne stanice. Zdá sa to navonok ako niečo neškodné? Vôbec to tak nie je, toto prepínanie vás stojí mentálnu energiu a predstavuje záťaž pre čelový lalok mozgu, ktorý sa podieľa aj na regulácii našich emócii.

Následkom je teda nielen únava, ale aj podráždenie, vyššie hladiny stresu a ďalšie negatívne javy. Spomeňte si na to nabudúce, keď vás niekto alebo niečo vyruší pri práci.

Ale úplne najlepšie urobíte, ak sa tomu odteraz pokúsite predchádzať. Ako na to?

Vyrušenia pri práci – ako sa im vyhnúť? 5 tipov

Nanešťastie, úplne sa vyhnúť vyrušeniam, predovšetkým tým externým, je takmer nemožné. Najmä pre ľudí pracujúcich v kolektívoch. Toľko povzbudenia na úvod tejto časti textu. Dobrou správou však je, že sú cesty, ako ich minimalizovať. Ešte lepšou správou je, že druhú kategóriu vyrušení, interné, môžete takmer úplne odstrániť.

1. Vypnite si zvonenia, notifikácie a vibrácie

Tento tip som spomenul už toľkokrát (prvýkrát v úvodnom texte na webe pracujem.si - Čo je to time management?), že už sa stáva pomaly mojou mantrou. Ale čo mám robiť, keď je mimoriadne efektívny? Zabrániť vyrušeniam od otravných kolegov a šéfov nedokážeme vždy. Ľudia, nanešťastie, nemajú tlačidlo na vypnutie (bolo by najstláčanejšie zo všetkých na svete). Čo však vypnúť môžeme, sú zvuky a vibrovanie na telefóne a rôzne notifikácie na počítači.

Kvantum vyrušení totiž vychádza práve zo smartfónov a počítačov, aj keď sú našimi pracovnými nástrojmi. Appky, správy v čete, nedôležité SMS, upozornenia na maily. To všetko sú potenciálne vyrušenia, ktoré nás vytrhávajú zo sústredenia. A verte mi keď poviem, že 99% z týchto notifikácií môže počkať na neskôr.

Pri práci sa potrebujete čo najviac sústrediť práve na prácu. To je náročné, ak vám telefón vkuse vibruje ako vianočný darček osamelej štyridsiatničky. Niektorí ľudia navyše v takých momentoch hneď prerušia práve vykonávanú činnosť a siahajú po smartfóne. Celé zle. Nebuďte ako oni a vypnite zvuky. Urobte to teraz.

2. Nasaďte si slúchadlá

Pomerne netradičným tipom proti rušeniu je dať si na hlavu slúchadlá. Miestami to funguje lepšie, akokeby ste na dvere nalepili výstražný červený lístoček s nápisom NERUŠIŤ a troma výkričníkmi. Možno to znie čudne, ale je to tak. Najväčšia sranda je, že ani nemusíte nič počúvať.

Slúchadlá na hlave okoliu signalizujú: Pozor! Tento človek je ponorený do práce a určite pri tom počúva Mozarta! Alebo vzbudzujú dojem toho, že práve máte nejaký call, prípadne sa vzdelávate sledovaním webinára. A vám do uší znie akurát sladké ticho. Alebo vegetariánsky death metal, čo ja viem.

Ono to naozaj funguje. Ľudia majú menšiu tendenciu vyrušovať druhých, ak majú na hlave slúchadlá. Samozrejme, nejde o čarovný prútik, ktorý funguje vždy, ale je to niečo podobné, ako keď si zatvoríte dvere na kancelárii. Ukazujete ostatným, že potrebujete svoju bublinu na sústredenie.

Vítaným bonusom slúchadiel je, že tlmia hluk okolia. To ocenia predovšetkým ľudia pracujúci v katastrofálnych podmienkach menom open space.

3. Komunikujte

Ľudia sú, na počudovanie, aj celkom prispôsobiví. Ak im poviete, že sa potrebujete sústrediť, zvyknú to rešpektovať. Výnimky sa nájdu, ale keďže nejde o nemiestnu požiadavku, funguje to častejšie, než si možno myslíte. Ideálne je, ak z toho urobíte rutinu a „naučíte“ ľudí nerušiť vás v rovnaké časy počas dňa.

Toto je podľa mňa niečo, čo by malo byť súčasťou firemnej kultúry všade. Časy na nerušenú prácu. Napríklad každý deň od 10:00 do 12:00 žiadne telefonáty a osobné návštevy medzi kolegami. Ak ste odvážni, skúste to navrhnúť nadriadeným. Možno sa stretnete s pochopením. A možno vás vyhodia, v takom prípade – sorry! Ozvite sa mi a budeme vám hľadať prácu (aj keď ste s najväčšou pravdepodobnosťou vypadli z toxického prostredia, čiže si zatlieskajte).

Ak už samotnému vyrušeniu zabrániť nedokážete, skúste si stanoviť hranice. Napríklad: „OK, Feri, pokecajme o tom, ale mám iba päť minút.“ alebo „Super téma, Feri, zastav sa, prosím o 16:00 a pokecáme.“ Druhý variant je obzvlášť efektívny, najmä ak z práce odchádzate o 15:30.

Čo tým ale chcem povedať je, že ak ľuďom nepoviete, že sa potrebujete sústrediť, možno si ani neuvedomujú, že vás rušia. Základ je komunikovať. Vyskúšajte to.

4. Rezervujte si čas na vyrušenia

Čože? Mám vyrušenia pri práci odstrániť tak, že im ešte vyčlením špecifický čas počas dňa? Šimon, ty si mešuge. Žiaľ, pravda je taká, že ak by väčšina ľudí chcela nájsť najväčší zdroj vyrušení pri svojej práci, stačilo by sa im pozrieť do zrkadla. Ruku na srdce, koľkokrát ste včera nepotrebne skontrolovali mail, siahli po telefóne, surfovali po internete, čekovali Fejsbučik? Vtedy, keď ste mali makať?

Nemusíte odpovedať. Je to zlé, ja viem. Ale môže to byť lepšie. Ideálne ak tieto neproduktívne činnosti, rozptýlenia a „dobrovoľné“ vyrušenia zgrupnete do vopred definovaných časových blokov. Ak už fakt MUSÍTE pozrieť na ten Facebook, skontrolovať telefón či prelustrovať e-mail, vymedzte si na to priestor. Napríklad každé 2 hodiny na 10 minút. Alebo, ešte lepšie, 15 minút na začiatku dňa a 15 minút pri obede.

Tým, že uspokojíte centrum odmien vo svojom mozgu, získate trochu tej duševnej pohody. Šanca, že vaša neukojiteľná závislosť na vyrušeniach sa ozve v nesprávny čas (uprostred práce), je tak o niečo nižšia.

5. Príďte skôr, alebo odíďte neskôr

Táto rada je pomerne špecifická, pretože najviac z nej vyťažia ľudia, ktorí majú flexibilnú pracovnú dobu. Tí totiž majú vo svojom arzenáli pomerne silnú zbraň a tou je skorší príchod, alebo neskorší odchod. Prečo je to výhoda?

Nuž preto, lebo ak sa vám nijak raz nedarí minimalizovať vyrušenia, najmä tie externé, tak najlepšie je úplne sa im vyhnúť. Tým, že prídete do práce o čosi skôr (pred otravnými kolegami), alebo to potiahnete o čosi dlhšie (ako otravní kolegovia), tak získavate desiatky minút alebo hodiny pokoja pre sústredenú činnosť. Áno, nie vždy sa to dá. Ale tento tip môžete zúžitkovať hoci aj len čiastočne.

Ak napríklad viete, že vás čaká nejaká úloha či činnosť, ktorá si vyžaduje maximálne sústredenie (a vy viete, pretože plánovanie vám ide perfektne), urobte ju počas tohto „tichého okna“. Mať čas iba pre seba a nebyť rušený. Verte mi, je to taký malý zázrak pre osobnú produktivitu.

Poznámka: tento text bol autorom už publikovaný na jeho osobnej webovej stránke www.pracujem.si.

Šimon Briatka

Šimon Briatka

Bloger 
  • Počet článkov:  7
  •  | 
  • Páči sa:  25x

Moje vášne: cestovanie, konštruktívny feedback, marketing, rock, šport, time management a zoznam vášní. Zoznam autorových rubrík:  Time management

Prémioví blogeri

Martina Hilbertová

Martina Hilbertová

49 článkov
Milota Sidorová

Milota Sidorová

5 článkov
Lucia Šicková

Lucia Šicková

4 články
Juraj Hipš

Juraj Hipš

12 článkov
Iveta Rall

Iveta Rall

87 článkov
reklama
reklama
SkryťZatvoriť reklamu