Problematike riadenia kvality a zefektívňovania výroby sa venujem už pár rokov. Spolu s kolegami v spoločnosti CleverSoft sa zameriavame sa na systematické hľadanie slabých miest vo výrobe a ich odstraňovanie.
Všetky tie firmy, všetci tí ľudia - manažéri, s ktorými sme sa počas toho času stretli majú jedno spoločné. Nemajú čas. Žijú v šialenom kolobehu niekde medzi zákazníkom a dodávateľmi, riešia zázraky na počkanie a nemožné do pár dní.
Potrebujú sa rozhodnúť čo je správne, rýchlo vyriešiť problém a ísť ďalej. Zastavenie výroby znamená príliš vysoké náklady, ktoré si málo kto môže dovoliť. A preto sa často krát stáva, že rozhodnutie je potrebné urobiť napriek tomu, že nie sú k dispozícii všetky potrebné informácie.
Tento článok neobsahuje žiadny veľký zázrak. Ako vo väčšine vecí v živote aj v biznise a rovnako vo výrobe fungujú tie isté postupy - používať jednoduchý „sedliacky“ rozum a držať sa pravidiel. Rozdiel je v tom, či ste ponorení pod hladinou, alebo máte čas sa vynoriť a pozrieť na veci s nadhľadom.
1. Nájdite si čas upratať
„Času máme veľa, len ho málo využívame.“
Benjamin Franklin
Máte predstavu o tom, koľko času denne pracujete? To je jednoduché, však? A viete aj, aký podiel času venujete jednotlivým pracovným činnostiam? Myslím tým porady, stretnutia so zákazníkmi, dodávateľmi a vlastnými pracovníkmi alebo administratívne činnosti ako je čítanie emailov, spracovávanie reportov a podobne?
Existuje viacero teórií, ktoré sú zamerané na takúto analýzu pracovných činností. Asi pred piatimi rokmi, keď som pracoval v manažérskej pozícii stredne veľkej spoločnosti som takúto analýzu absolvoval (viď.Mintzbergova teória manažérskych rolí) a bol som prekvapený výsledkami. Dozvedel som sa, že viac ako tretinu času venujem tomu, že som šíril a vysvetľoval informácie, ktoré som získal na rôznych poradách medzi svojich spolupracovníkov. Veru, dosť neefektívne.
Na základe vlastných skúseností si dovolím tvrdiť, že nezanedbateľnú časť vášho úsilia, tvoria činnosti, ktoré je možné optimalizovať, čo Vám ušetrí Váš vlastný čas.
Prvým krokom k zefektívneniu výroby je zefektívnenie samého seba. Definovanie si priorít a zameranie sa na dôležité veci. Pokiaľ na to máte priestor, prípadne máte informácie z interného systému, analyzujte si Vaše pracovné činnosti za referenčné obdobie, pomôže Vám to lepšie definovať priority.
Ako jednu z priorít si definujte nastavenie vlastného Systému.
2. Nastavte si svoj „Systém“
Je úplne samozrejmé, že pre svoju manažérsku prácu potrebujete informácie.
Dôležité je, koľko energie Vás bude stáť to, aby ste ich získali v správnej forme a v správnom čase. To bude mať na starosti Váš nový Systém. Pod pojmom Systém nemyslím žiadny sofistikovaný program, ale zadefinovanie pravidiel, ktorých dodržiavanie Vám zabezpečí, to čo potrebujete.
Definujte si teda nasledovné pravidlá – čo, kedy, v akej forme a od koho a odsúhlaste si pravidlá s ostatnými spolupracovníkmi.
Ako príklad použijem manažéra kvality, ktorého zaujímajú nasledovné informácie za zmenu.
Ktoré tri linky mi vyrobili najväčší počet defektov? Zameriavam sa stále na detailné informácie tam, kde je početnosť najvyššia – v najhoršej linke sa pozriem na 3 najhoršie produkty a v najhoršom produkte na 3 najpočetnejšie defekty. Takýmto spôsobom sústredím svoju pozornosť na riešenie problémov s najvyšším dopadom. Pokiaľ vyriešim tie, presuniem sa na menej prioritné.
Samozrejme, v praxi nemusí byť početnosť defektov to najdôležitejšie, je potrebné zohľadniť aj iné vstupy (napr. náklady na nezhodný kus a pod.), preto je potrebné, aby si každý definoval čo je pre jeho prácu najdôležitejšie a podľa toho nastavil svoj systém.
3. Zabezpečte si potrebné dáta
Áno, všetko čo je tu napísané je pomerne jasné. Ale odkiaľ vziať dáta? Ako dosiahnuť to, aby sme mali aktuálne informácie k dispozícii ráno o siedmej?
Mám pre Vás dobrú správu. Dá sa to a dokonca omnoho rýchlejšie, v reálnom čase. Už dnes totiž máte nastavený systém evidencie a väčšinu potrebných dát zbierate a máte k dispozícii. Rozdiel je jedine v tom, v akej forme ich máte a ako s nimi pracujete.
Na základe vlastných skúseností si dovolím tvrdiť, že vo veľkej väčšine dnes, a to nielen na Slovensku, prevláda vo výrobe stále papierová kultúra. Väčšina vecí sa zapisuje to papierových formulárov, ktoré sú po skončení zmeny prepisované do elektronickej formy. Alebo, v tom horšom prípade sa založia do šuplíka.
Tento spôsob má obrovský potenciál na zlepšenie. Čím väčšia výroba, čím viac produktov vyrábate, tým sú výsledky zmeny zjavnejšie. V prípade, ak sa Vám podarí zefektívniť spôsob zberu a spracovania dát z papierovej formy priamo do elektronickej dokážete dosiahnuť obrovskú úsporu času a skrátiť dobu prístupu k potrebným informáciám.
Nemusíte začať obrovskou zmenou – určite nie celou výrobou. Ako pri všetkom, definujte si priority. Vytipujte si jedno, dve miesta, ktoré sú pre Vás najdôležitejšie, kde cítite, že bude prínos najvyšší a začnite. Pomaly, ale začnite. Som presvedčený, že sa Vám vložené úsilie mnohonásobne vráti.
4. Prezentujte v reálnom čase
Ak sa Vám podarilo definovať priority, nastaviť systém a získať dáta, ďalším krokom je ich využívanie. Nenechávajte si ich pre seba. V dnešnej dobe je množstvo spôsobov ako potrebné informácie publikovať a nemyslím tým posielanie tabuliek emailom.
Vhodná forma na úvod je napríklad prezentovanie vytvorených reportov na vopred dohodnutom mieste v rámci lokálnej intranetovej siete s riadeným prístupom k údajom s nastavenými notifikáciami. Vyššia forma je poskytovanie vybraných prehľadov v reálnom čase Vašim spolupracovníkom, zákazníkom alebo dodávateľom.
5. Rozhodujte a monitorujte
Predstavte si, že máte k dispozícii požadované informácie v čase a forme ako potrebujete. V takom prípade sa dokážete kvalifikovane rozhodnúť a zvoliť vhodné nápravné opatrenie.
Dôležitým prvkom v rámci zvyšovania efektivity je monitorovanie úspešnosti konkrétneho opatrenia. Samozrejme, opäť potrebujete nastaviť systém a zabezpečiť si dáta, na základe ktorých budete realizovať porovnanie výsledkov v čase.
Spôsobov je viacero, od manuálneho zberu a spracovávania dát až po automatické nastavenie varovného systému, ktorý dokážete prispôsobiť svojim požiadavkám – kto má byť v akom prípade informovaný, navyše akým spôsobom.
V rôznych firmách sa používajú rozličné označenia „Quality alert“, „Plán reakcie“, „Proces NOK“ – ale stále je za tým ten istý cyklus (PDCA) – plánovať, zaviesť, monitorovať, reagovať.
