Ako filtrovať záznamy v Exceli s použitím funkcií
V tomto článku sa budeme venovať zautomatizovaniu vyhľadávania záznamov na základe hodnoty v dátumovom stĺpci. Konkrétne budeme v záznamoch zamestnancov sledovať, kto má práve narodeniny. Štruktúra tabuľky má nasledovnú podobu:
Pre nás bude mať prioritu stĺpec „Dátum narodenia“.
Na komplexné riešenie problému použijeme nasledovné príkazy v programe Excel:
Podmienené formátovanie (Conditional formatting) – pre farebné zvýraznenie záznamov
Funkcie AND, DAY, TODAY, MONTH – pre určenie podmienok formátovania
Automatický filter (Filter) – pre ich výber
Vlastné zobrazenia (Custom view) – pre ich prípadný opakovaný výber
Rýchly prístup (Quick bar) – pre zrýchlenie výberu filtra.
Podmienené formátovanie - Conditional Formatting
Základom správnej funkcionality tohto príkazu je korektne vybrať oblasť, ktorá sa bude formátovať. Ak chceme formátovať bunky len v určitom stĺpci, tak vyberieme príslušný stĺpec, ak bude vhodnejšie naformátovať celý riadok záznamu, tak je potrebné zvoliť pri výbere väčší rozsah. V našom prípade všetky riadky okrem hlavičky tabuľky a všetky stĺpce. V prípade malého rozsahu použijeme na výber myš, v prípade väčšej oblasti použijeme klávesové skratky:
CTRL + SHIFT + END = vyberie oblasť od označenej bunky po poslednú zapísanú bunku na hárku.
CTRL + SHIFT + → = výber súvislej oblasti riadku po poslednú zapísanú bunku záznamu.
CRTL + A = vyberie celú súvislú oblasť buniek – v prípade korektne vyplnenej tabuľky (bez prázdnych riadkov a stĺpcov) vyberie tento príkaz celú tabuľku.
Po správnom vybraní oblasti prejdeme na príkaz Nové pravidlo, ktorý sa nachádza na karte Domov pod príkazom Podmienené formátovanie. Tu si vyberieme možnosť „Použiť vzorec na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať“. Pravidlo potom zadefinujete použitím vzorca, prípadne funkcií, ktoré budú testovať hodnoty buniek. Cez tlačidlo „Formát...“ je potrebne nastaviť formát buniek, ktorými sa pokiaľ možno viditeľne odlíšia bunky, ktoré spĺňajú podmienku od ostatných. Pri výbere tmavej výplne pozadia (u nás modrá) sa zvyčajne vyberá bledšie písmo (biele) a naopak, pripadne sa volí tučné písmo, či väčšia veľkosť písma.
Funkcie AND, MONTH, DAY, TODAY
Do riadku pravidla je potrebné zapísať vzorec, ktorý bude formátovať bunky na základe splnenia tejto podmienky. V prípade, že chceme testovať, či dátum narodenia zamestnanca spĺňa „narodeninovú podmienku", tak matematicky to môžeme vyjadriť nasledovne:
=AND(MONTH($H2)=MONTH(TODAY());DAY($H2)=DAY(TODAY()))
Pričom $H2 je odkaz na dátum narodenia prvého zamestnanca v rozsahu formátovania. Keďže dnešný dátum je pohyblivá hodnota, použil som na jej testovanie funkciu TODAY(), ktorá automaticky dopĺňa dnešný dátum. Funkcia DAY vyberá z dátumu číslo dňa a MONTH zase číslo mesiaca. Funkcia AND testuje, či sú obe podmienky splnené. Ak je súčasne splnená podmienka, že zamestnanec má v dátume narodenia uvedený deň aj mesiac rovnaký ako je deň a mesiac v aktuálnom dni, tak podmienka sa vyhodnotí ako splnená, inak ako nesplnená.
Automatický filter
Pre otestovanie podmieneného formátovania môžeme použiť automatický filter. Zapína sa na karte Údaje (Data) a jedinou podmienkou je byť pred jeho spustením v oblasti, kde chceme nastaviť automatický filter (označíme ľubovoľnú bunku rozsahu). Následne v stĺpci Dátum narodenia vyfiltrujeme podľa farby záznamy, ktoré spĺňajú podmienku podmieneného formátovania a teda sú farebne odlíšené v našom prípade modré.
Vlastné zobrazenia - Custom Views
V prípade, že budete v tabuľke používať viacero filtrov, prípadne používa tabuľku viacero užívateľov, bude vhodne tento filter pridať do zoznamu Vlastných zobrazení. Tento príkaz sa nachádza na karte Zobrazenia (View) a je možne týmto spôsobom pridať viacero filtrov do vlastných zobrazení a následne ich na tomto mieste aj zobraziť.
Rýchly prístup - Quick Bar
Je panel príkazov, ktorý sa od verzie 2007 nachádza štandardne nad pásom s nástrojmi - čiže v titulkovom riadku (tam, kde sa nachádza aj názov súboru). Príkazy do panelu je možné celkom jednoducho pridávať cez šípku na konci tohto panelu a voľbu „Ďalšie príkazy“. V následne zobrazenom okne sú štandardne odfiltrované len obľúbené príkazy. Takže na nájdenie príkazu Vlastné zobrazenie, musíme filter nastaviť na Všetky príkazy. Na pravej strane už vidíte zoznam pridaných príkazov do tohto panelu. V prípade, že novo pridaný príkaz, chcete zobrazovať iba v aktuálnom dokumente, odporúčam nastaviť túto vlastnosť v pravom hornom výbere. Štandardne je prednastavená možnosť Pre všetky dokumenty. Po pridaní príkazu okno nastavení zavrieme a otestujeme.
V prípade, že sa Vám tento článok páčil, prosíme zdielajte ho. Všetky tieto témy sú súčasťou nášho kurzu Excel pre pokročilých, na ktorom Vás radi uvidíme ;)
