Vážení členové DPO SR,
informuji vás o dalším způsobu spolupráce s dobrovolnými hasiči. Budeme pokračovat na úrovni Územních organizací. Všechny ÚzO na Slovensku mají možnost získat zdarma moderní, funkční správu, spojenou s digitálními členskými průkazy a dobrovolnými výhodami pro své členy. Pro Územní organizace a dokonce jednotlivé DHZka je tento způsob dokonce ještě výhodnější, protože mají plná práva v oblasti administrace, která dosud byla omezena ze strany vedení. Co se týká rozhodnutí prezídia, tak ho nebudu dál komentovat. Jen tolik – celkový, komplexní projekt byl nastaven bezplatně pro DPO a i pro jednotlivé hasiče. Bezplatný projekt některým členům prezídia zřejmě vadil. Netekly žádné státní peníze, žádné daně občanů se nemusely utrácet a toto je nezvyklé. Následuje komplexní popis budoucí spolupráce s ÚzO.
POKRAČOVANIE DIGITNÁLNYCH PREUKAZOV A DIGITÁLNEJ SPRÁVY NA ÚROVNI ÚzO.
Vážení členovia DPO SR,
informujeme vás o zmene spolupráce s dobrovoľnými hasičmi Slovenskej republiky.
AGAU TÍM vytvoril v priebehu minulého roka komplexný software určený na funkčnú online správu najväčšieho združenia na Slovensku – DPO SR. Táto nová správa zároveň obsahovala distribúciu moderných, plastových preukazov vo formáte bankových kariet pre všetkých členov. Tieto nové preukazy môžu hasiči nosiť pri sebe a v prípade zničenia alebo straty sú ľahko nahraditeľné.
Náhrada je buď zdarma zaslaním duplikátu preukazu na email v elektronickej podobe (PDF dokument) alebo za poplatok 1 € vyhotovíme nový plastový preukaz.
Prostedníctvom unikátneho QR-kódu je tento preukaz prepojený s digitálnou správou organizácie, kde sú uvedené všetky osobné detaily každého hasiča vo forme, ktorá plní všetky aktuálne legislatívne požiadavky k ochrane osobných údajov. Osobné údaje sú v tomto novom systéme zašifrované a chránené na úrovni bankového internetbankingu.
Zavedenie novej správy a prvýkrát aj digitálnych, moderných preukazov je veľmi rozsiahly projekt, ktorý by pri klasickej zákazke stál veľkú sumu peňazí. AGAU TÍM sa približne pred rokom dohodol so sekretariátom DPO SR na takej forme spolupráce, ktorá je pre zväz, ale i pre jednotlivých hasičov, úplne zdarma a financuje sa čisto cez konkrétne výhody, ktoré môžu hasiči dobrovoľne využívať. Je teda pre všetky strany prospešná a nezaťažuje ani rozpočet DPO SR, ani samotných hasičov.
Tento projekt modernizácie správy DPO SR je aktuálne na základe želania určitých členov prezídia z neznámych dôvodov pozastavený. Tým pádom problém nevhodných zastaralých preukazov vzhľadom na aktuálne požiadavky legislatívy o ochrane osobných údajov zostáva nedoriešený.
Do dnešného dňa tisíce členov DPO SR získali a aktivovali si svoj nový digitálny preukaz. Niekoľko Územných organizácií už začalo aktívne pracovať s modernou online správou.
Spolupráca s dobrovoľnými hasičmi pokračuje na úrovni Územných organizácií.
Po dohode s Generálnym Sekretárom DPO SR a s prezidentom DPO SR bude spolupráca AGAU TÍMu s dobrovoľnými hasičmi pokračovať na úrovni Územných organizácií.
Každá Územná organizácia, ktorá má záujem o modernizáciu svojej správy, má možnosť získať novú digitálnu správu, vrátane šifrovaných plastových preukazov pre svojich členov, tak ako doteraz, t.j. zdarma.
Výhoda pre Územné organizácie je, že systém správy členov budú mať komplexne k dispozícii. O nastavení prístupových práv a kompetencií, ako aj o samotnom rozsahu funkčnosti systému rozhodne vedenie ÚzO podľa vlastných regionálnych priorít, nebude obmedzované zo strany sekretariátu DPO SR, ako doteraz.
AGAU TÍM postupne skontaktuje každú ÚzO a každá ÚzO má možnosť kontaktovať nás ohľadom zavedenia moderného online systému.
Veríme, že toto riešenie privítajú najmä tie ÚzO, ktoré majú záujem o modernú funkčnú správu, zodpovedajúcu aktuálnym legislatívnym nárokom.
DIGITÁLNY PREUKAZ DOBROVOĽNÉHO HASIČA si môžete aktivovať tu:
https://agau.sk/preukaz/
PREHĽAD VÝHOD MODERNÉHO SYSTÉMU SPRÁVY ČLENOV PRE VAŠU ÚzO ORGANIZÁCIU:
Nový systém pre digitálnu správu členov DPO vrátane výroby a distribúcie nových digitálnych preukazov nestojí ÚzO v nákladoch ani jedno euro. Nový systém je vyvíjaný na mieru pre potreby dobrovoľných hasičov a postupne pribúdajú ďalšie funkcie podľa želaní a potrieb ÚzO (všetko čo existuje v starom systéme Kanet, môže byť aj v novom systéme). Členom / hasičom naviac prináša mnoho dobrovoľných výhod, ktoré môžu pomôcť získavať nových členov. Takto bol projekt cielene nastavený.
VÝHODY NA ÚROVNI ÚzO
Modernizácia systému správy členov poskytuje celú radu výhod, je poskytovaná bezplatne. Všeobecne sa dá zhrnúť čo modernizácia / projekt pre ÚzO prináša – je to efekt šetrenia nákladov ročne stovky eur, zrýchlenie procesov, zníženie chybovosti údajov, automatizáciu procesov, odbúranie papierovačiek, zatraktívnenie členstva v združení DPO SR pre mladých, a mnohé ďalšie. K hlavným výhodám patrí napr.:
1) Významne bezpečnejšia správa údajov o členoch
Zabezpečenie údajov v novom systéme je na rovnakej úrovni ako majú banky zabezpečené svoje internetbanking aplikácie. Systém je v súlade s aktuálnymi požiadavkami na ochranu osobných údajov, tzv. GDPR nariadenie. Údaje v novom systéme sú viacnásobne zálohované, vďaka čomu nedôjde k strate zapísaných údajov.
2) Nové členské výhody pre vašich členov, ktoré im ročne ušetria aj 100 eur. Naviac vďaka členským výhodám (viď www.agau.sk) sa vaša ÚzO stane atraktívnejšou pre vstup mladých ľudí a teda podporíte rozširovanie členskej základne; a spokojnosť existujúcich členov.
3) Pokročilá správa členskej základne a údajov
Nové možnosti filtrácie, Grafické prehľady údajov, možnosť zaznamenávania iných údajov, priraďovania a archivovania dokumentov k členom, online podávanie žiadosti o zmenu údajov, online podávanie žiadostí k akejkoľvek aktivite, tzv. elektronická nástenka a pod.
4) Bezprácne skontrolovanie celej databázy a oprava chybných údajov
Údaje v súčasnom Kanet systéme neboli kontrolované niekoľko rokov a v mnohých prípadoch sú neaktuálne, a teda chybné. Realizáciou nového systému sa dáta vyplnené hasičom pri online aktivácií automaticky porovnávajú s údajmi v systéme. V prípade neaktuálnosti sa vygeneruje „Požiadavka člena o zmenu údajov“ a Tajomník ÚzO alebo iná oprávnená osoba zmenu iba jedným klikom schváli, resp. odmietne.
5) Poloautomatizované zakladanie karty nových členov
Odteraz je založenie nového člena bez práce. Žiadosť si online vypíše nový budúci hasič sám. Tajomník ÚzO alebo iná oprávnená osoba iba skontroluje údaje a schváli (nie je potrebné prepisovať údaje s papierov). Takisto existujúci členovia, ktorých údaje ešte neboli prenesené do elektronického systému Kanet si do systému môžu svoje údaje vypísať sami online. Číslo preukazov sa môže generovať automatizovane (nebude potrebné sledovať číslovanie preukazov)
6) Okamžité generovanie a zaslanie digitálnych preukazov
Pri strate može Tajomník ÚzO alebo iná oprávnená osoba jedným klikom preposlať hasičovy na email duplikát jeho preukazu, alebo mu vytlačiť papierový preukaz na tlačiarni. Pri vzniku nového člena, tento obdrží na email nový elektronický preukaz automatizovane.
7) Výrazné ušetrenie každoročných nákladov ÚzO
Vďaka modernej elektronickej distribúcii členských známok každoročne aj vaša ÚzO ušetrí stovky eur ročne. Spracovanie členských známok je jednoduchšie, lacnejšie a poloautomatizované. Odpadnú problémy s prácnym nákupom a prideľovaním členských známok. Odpadajú náklady na členské známky, t.j. na objednávanie, výrobu, distribúciu, späťvzatie, poštové náklady, personálne náklady a ďalšie náklady spojené s distribúciou členských známok.
8) Rýchlejšia metóda na kontrolu platnosti členských známok
určené pre organizátorov súťaží (stačí smartfon s androidom a mobilné dáta na internet), ktorý musia kontrolovať či ten ktorý súťažiaci má platnú členskú známku
9) Elektronizácia a Automatizácia administratívnych činností
Všetky tzv. „papierovačky“ je možné v prípade záujmu elektronizovať a zautomatizovať. Napr. automatické emailové pripomienky na úhradu členského príspevku na ďalšie obdobie; automatické generovanie a odoslanie žiadosti o udelenie výročných ocenení pre členov; poloautomatické generovanie pracovných výkazov, štatistických výkazov; a pod. akékoľvek papierovačky môžu byť spracované systémom.
10) NOVÉ možnosti vnútro organizačnej komunikácie s členmi
Tajomník ÚzO môže jednoducho zasielať personalizované emaili svojim členom (všetkým svojim členom naraz, alebo len vyfiltrovanej skupine členov – napr. len veliteľom DHZ; členom ktorý meškajú s úhradou členského poplatku a pod.)
11) ĎALŠIE FUNKCIE NA MIERU BUDÚ POSTUPNE PRIBÚDAŤ
podľa želaní a potrieb vašej ÚzO naprogramujeme akékoľvek funkcie budete v budúcnosti potrebovať.
VÝHODY NA ÚROVNI DHZ
Vedúci DHZ má osobitný prístup do systému a môže vykonávať nasledovné aktivity:
1) Elektronizácia a Automatizácia administratívnych činností
Všetky tzv. „papierovačky“ je možné v prípade záujmu elektronizovať a zautomatizovať. Napr. poloautomatické generovanie podkladov na zdokladovanie využitia dotácií; a pod. akékoľvek papierovačky môžu byť spracované systémom.
2) Vedúci DHZ vidí v smartfone zoznam svojich členov a môže si k svojim členom zapísať vlastné poznámky
3) Vedúci DHZ má funkciu „Požičaj a Vráť“ na zaznamenie čo som komu požičal a kedy mi to má vrátiť. Systém automaticky v nastavený termín v budúcnosti pošle emailom pripomienku Vedúcemu aj hasičovi, že to a to má vrátiť. Vo veciach je tak prehľad.
4) Manažment majetku
Modul sa sledovanie a zapisovanie majetku DHZ, výpožičiek a zálohovania inventáru.
5) Plánujeme doprogramovať, aby si členovia mohli na smartfónoch pozerať tzv. Elektronickú nástenku (kde Vedúci DHZ a ÚzO môžu pridávať Oznamy, text, obrázky, hlasové správy,..) a tzv. Kalendár udalostí (kde Vedúci DHZ pridá udalosť s popisom, napr. o súťaži, o plánovanom zásahu, školení, plese, grilovačke a pod.)
6) Ďalšie funkcie doprogramujeme podľa reálnych potrieb DHZ-tiek
VÝHODY PRE JEDNOTLIVÝCH HASIČOV
Po prvý krát v histórií radový člen/členka (hasič/hasička) má možnosť vidieť a spravovať údaje, ktoré o ňom zväz vedie (údaje sú samozrejme prístupné iba dotknutej osobe samotnej a až po vykonaní bezpečnostných úkonov).
1) NOVINKA: Členské výhody, ktoré ušetria členom aj 100 eur ročne
Členské výhody sú dobrovoľný benefit a môžu ho využiť členovia DPO SR a ich rodinný príslušníci. Patrí sem napr.:
- najlacnejšie PZP povinné zákonné poistenie vozidiel s vrátením 10% zo sumy zaplateného poistného a ďalšie poistenia;
- exkluzívne výhody v oblasti zdravia;
- peniaze späť pri nákupoch u 2400 značiek a obchodov na Slovensku;
- výhodné vybavenie úverov a hypoték;
- pripravujeme ďalšie výhody. Viac na www.agau.sk
2) Bezpečnejší a trvácnejší plastový preukaz vo forme kreditnej karty
Údaje o členovi/hasičovi nie sú napísané na samotnom preukaze (a teda pri strate nie sú verejne dostupné), ale sú uložené v novom elektronickom systéme. Prístup k údajom pomocou šifrovaného QR-kódu je zabezpečený na takej úrovni, ako majú banky zabezpečený ich internetbankingové služby.
Preukaz je plastový a lepšie odoláva poškodeniu oderom, vodou a pod.
Preukaz v sebe obsahuje výzvu na vrátenie, ak ho náhodný nálezca nájde.
Pri strate je možné QR kód na preukaze deaktivovať, vďaka čomu sú údaje člena absolútne v bezpečí.
3) Pokročilá správa osobných údajov
Žiadosť o zmenu údajov môže hasič vybaviť jednoducho online.
4) Zlepšené informovanie o novinkách, ktoré sa dejú v ÚzO
Hasič môže dostávať personalizované informácie cez email, alebo PUSH notifikácie do smartfonu. Hasič si zoskenovaním QR kódu môže na smartfone pozrieť a čítať elektronickú nástenku, kde pridáva príspevky jeho Veliteľ. Napr. o plánovaných súťažiach, o možnosti školení, o pripravovanom plese, o hľadaní dobrovoľníkov na zásah, a pod.
5) Okamžitá náhrada strateného praukazu
Stratený preukaz je jednoducho nahraditeľný:Tajomník ÚzO alebo iná oprávnená osoba má online prístup do aplikácie na správu svojich členov DPO a môže jedným klikom akémukoľvek členovi poslať email s prílohou kópie/duplikátu digitálneho preukazu (člen si preukaz vytlačí na tlačiarni, nemusí pritom platiť žiadne poplatky). Poplatok za vyhotovenie nové plastové karty na objednávku je z našej strany len 1€.
6) Nový preukaz ÚzO je možné nosiť so sebou
Preukaz má formát kreditnej karty a umožňuje jeho jednoduché nosenie so sebou v peňaženke. Nosením digitálneho preukazu ÚzO so sebou má každý dobrovoľný hasič možnosť sa identifikovať ako hasič. Aktuálne papierové preukazy hasiči so sebou väčšinou nenosia alebo ich dokonca ani neobdržali - sú zadržiavané príslušnými veliteľmi DHZ (väčšinou z dôvodu, aby sa predchádzalo riziku straty).
Nová digitálna správa je vyvíjaná na mieru pre potreby dobrovoľných hasičov.
Akékoľvek potrebné údaje alebo technické funkcie sa v budúcnosti dajú zaviesť do praxe.
Konkrétne nápady zo strany radových hasičov sú napríklad:
- pridanie fotky člena, krvnej skupiny, zoznamu absolvovaných školení, historický prehľad o uhradených členských príspevkoch, pre veliteľov DHZ možnosť vnútornej komunikácie a zápisu osobitných údajov o svojich členoch, platobná brána s automatizovaným párovaním platieb, a mnoho ďalších nápadov.)
Niekedy v budúcnosti (v závislosti od množstva využívania členských výhod vašimi členmi) plánujeme naprogramovať/vytvoriť aj potrebnú doplnkovú službu pre všetky DHZ-ky a to: ZVOLÁVACÍ SYSTÉM.
