Dáta a ich hodnota je relatívnym pojmom. V každom prípade dáta môžu byť v prípade straty nemalou hrozbou. Či už ide o dáta, ktorých stratou by bola na určitý čas znížená produktivita práce alebo ide o firemné dáta, bez ktorých by bola ohrozená samotná prevádzka firmy, platí tu dôležitý fakt: Náklady na prevenciu pred možnou stratou dát sú mnohonásobne nižšie než náklady na riešenie už vzniknutých problémov.
V prípade straty dát by ste mali uvažovať o ich zálohovaní. Existuje množstvo metód, ako tak učiniť. Množstvo spoločností využíva lokálne zálohovanie. Okrem tohto typu, je známe zálohovanie v cloude. Tento typ je známy prevažne v súkromnej sfére. Ja sa zabezpečujem proti strate dát aplikáciou DOCKitIN, s ktorou mám všetky dokumenty vždy pri sebe, stačí pár klikov.
Digitalizácia je pojem, o ktorom budeme počúvať viac a viac. Predstaviť si bezpapierovú agendu firmy, patrí na Slovensku k inováciám. Na zahraničnom trhu to až taká úplná novinka nie je. Samotný úspech digitalizácie je závislý na dvoch krokoch.
V prvom kroku začíname s papierovou podobou dokumentu. Dokument sa za pomoci skenera a digitalizačného softvéru stane elektronickým dokumentom.
Ďalšia fáza závisí od cieľa, ktorý s dokumentami chceme dosiahnuť. Elektronický dokument tu prejde procesom vyťažovania dát, následne sa napr. interaguje s účtovným systémom firmy alebo je uložený do elektronického cloudu.
Aké sú pozitíva digitalizácie dát?
✔ Zabezpečí úsporu ľudských zdrojov
✔ Zrýchľuje a optimalizuje procesy
✔ Minimalizuje chyby vznikajúce zlyhaním ľudského faktora
✔ Rýchlo a presne spracuje dáta
✔ Odstráni možnosť straty dokumentu
Počuli ste o vyťažovaní dát z dokumentov?
Je to proces, prostredníctvom ktorého vytiahneme tie najdôležitejšie údaje, ktoré sú následne vložené do špeciálneho datového súboru. Metóda vyťažovania platí pre elektronické aj papierové dokumenty.. Pri papierových dokumentoch platí, že najprv musia byť naskenované a následne sú vyťažené,
Pomocou spomínanej aplikácie DOCKitIN môžem vďaka vyťaženým dátam ľahko vyhľadávať konkrétne dokumenty. Najlepším kandidátom na vyťažovanie dát sú práve faktúry. Je to z dôvodu, že sú štrukturované, disponujú vyšším počtom konkrétnych údajov, ktoré sú vhodné na vyťaženie. Vyťažovanie dát však má širšiu škálu využiteľnosti - napr. vyhľadávanie konkrétneho údaju z dokumentu, preto je to okrem faktúr vhodné aj pri zmluvách o diele, pri rámcových zmluvách či akýchkoľvek iných dokumentoch.
