Mali sme možnosť zúčastniť sa medzinárodnej konferencia EMEC určenej pre event profesionálov, ktorá tento cieľ dosiahla.
Inšpirovaní jedinečným formátom EMEC konferencie a jej unikátnym obsahom, sme zostavili zoznam siedmich bodov ako zorganizovať konferenciu, ktorú budú vaši účastníci milovať.
1. Nastavte tón vášho eventu
Jedným z najsilnejších momentov EMEC15 konferencie bolo oficiálne otvorenie, ktoré nastavilo tón celého podujatia.
Otváracia časť bola interaktívny mix viacerých kratších sekcií, ktoré pozostávali z:
predstavenia témy konferencie
predstavenia hosťovského mesta
oficiálnych oznamov
stručnej panelovej diskusie
inšpiratívnej prednášky
Okrem poslednej reči každá z týchto častí netrvala dlhšie ako 15 minút. Publikom tak ostalo po celý čas sústredené.
Lekcia pre vás:
Nastaviť tón konferencie hneď na začiatku je kľúčové preto, aby vaši delegáti pochopili širší kontext, prečo vôbec prišli. Zorganizujte otvorenie, kde oznámite tému podujatia, predstavíte váš tím a hneď na začiatku inšpirujete ľudí silnou prezentáciou.
Keď vymýšľate tému pre váš event, uistite sa, že bude:
autentická - bude odkazovať na miestne príbehy a kuriozity
Hlavnou témou EMEC15 bolo Objavovanie. A tak organizátori vytvorili animované video s poľským objaviteľom-astronómom Kopernikom, ktoré odprezentovali na začiatku.
relevantná - pre odvetie, pre ktoré konferenciu organizujete
Úšastníci na EMEC15 konferencii boli povzbudzovaní k tomu, aby sa učili a objavovali nové spôsoby ako robiť eventy lepšími.
mala otvorený význam - aby si každý účastník našiel svoj vlastný význam
Každý EMEC účastník objavil niečo vlastné, čo pre neho dávalo zmysel a čo ho obohatilo.
2. Využívajte sociálne média
EMEC konferencia brala sociálne média vždy vážne. Niekoľko rokov za sebou
organizátori používajú veľmi efektívny Twitter #hashtag na komunikáciu s ich online komunitou. Ich hashtag je veľmi jednoduchý a dá sa recyklovať z roka na rok - #EMEC14, #EMEC15 #EMEC16 atď.
Aby účastníkov oboznámili s #hashtagom, zobrazili ho v hlavnom auditóriu na veľkom plátne pred oficiálnou otváracou ceremóniou. Nedalo sa mu uniknúť a všetci sa ho naučili priamo na začiatku podujatia.
Moderátor navyše oficiálne predstavil hashtag a vyzval ľudí, aby ho aktívne používali počas celej konferenie.
Lekcia pre vás:
Vyberte jednoduchý, jedinečný a ľahko zapamätateľný #hastag, ktorím vtiahnete vašich účastníkov do online konverzácie. Ubezpečte sa, že ho uvediete na začiatku konferencie, aby ste tým podporili účastníkov k tweetovaniu o vašom podujatí.
Viac o integrovaní sociálnych médií na vašich eventoch nájdete v tomto článku.
3. Ponúknite formát, ktorý vyhovuje všetkým štýlom učenia sa
Je skutočne veľmi ťažké nájsť formát, ktorý vyhovuje úplne všetkým. Na EMEC15 boli časti s kľúčovými rečníkmi pevne ukotvené v programe a s ničím iným sa neprekrývali.
Pomedzi ne však organizátori ponúkali účastníkom širokú škálu formátov. Tí si mohli vybrať presne ten, ktorý im vyhovuje:
Prednášky
Prednášky si získali priazeň najmä u tých, ktorí preferujú učenie sa počúvaním.
Konkrétne na EMEC15 bolo odprednášaných množstvo tém z oboru ale aj mimo neho.
Tip: Interaktívne platformy ako sli.do dokážu kompletne zmeniť dynamiku prednášok a vtiahnuť publikum do deja pomocou živých otázok a hlasovaní.
Odborné prednášky
Experti z praxe podujatie obohatili o hodnotné vedomosti z prvej ruky. Účastníci zažili učenie sa počúvaním, pohybovaním sa, dotýkaním, skúšaním a diskutovaním. Za zmienku stojí, že aj odborníci prezentovali svoje témy, no zároveň vyčlenili veľký priestor na diskusiu.
Interaktívne komorné diskusie
Komorné diskusie sú ideálnym miestom na zdieľanie vlastných skúseností s ostatnými. Tieto 30 minútové diskusie, ktoré vynikali interakciami, boli zorganizované v príjemnom prostredí tak, aby vzbudzovali dojem priateľského posedenia pri ohni. Moderátor sa zameriaval predovšetkým na podnecovanie diskusie, nie na prednášanie obsahu.
Lekcia pre vás:
Interaktívne komorné diskusie na EMEC15 boli nesmierne obľúbené. Každá z nich bola taká plná, že ľudia si dokonca ani nemohli nájsť miesto na sedenie. Jasne to svedčí o jednom - interakcia sa stáva najcennejšou komoditou na eventoch. Preto určite nezabudnite do vášho eventu zahrnúť aj časti, kde môžu účastníci slobodne a otvorene diskutovať.
4. Stimulujte networking priamo na evente
Pre množstvo účastníkov sú konferencie hlavne o networkingu. A EMEC15 toto pravidlo len potvrdil. Napriek tomu, že na množstve konferencií sa prestávkam nevenuje takmer žiadna pozornosť, organizátori EMEC15 si dali na networkingových aktivitách veľmi záležať.
Dvakrát denne usporiadali 45 minútové networkingové prestávky. Vytvorili tým
množstvo priestoru na interakciu účastníkov, na stretnutia starých ale aj spoznávanie nových priateľov.
Lekcia pre vás:
Nenechajte networking účastníkov na náhodu. Premyslite si, ako čo najlepšie
strategicky začleníte networkingové prestávky do vášho eventu. Dajte účastníkom
dostatok priestoru na osobné rozhovory.
5. Priblížte sponzorov k učastníkom
Na mnohých konferenciách sú vystavovatelia v špeciálne vyčlenených zónach.
Vzdialenosť medzi nimi a účastníkmi je bariérou, pre ktorú sponzorov navštívi len
veľmi malé percento ľudí. Na EMEC15 sponzori sedeli v polkruhu priamo v
networkingovom priestore. Počas prestávok alebo medzi jednotlivými časťami
programu sa k nim preto každý účastník veľmi ľahko dostal.
Lekcia pre vás:
Maximalizujte hodnotu prestávok pre vašich sponzorov. Je to reálne jediný čas, kedy sa môžu stretnúť s účastníkmi. Dajte si záležať na tom, aby boli blízko networkingového priestoru.
Organizátori podobne inovatívnej konferencie Fresh 2014 prišli s perfektným nápadom – účastníci sa v skupinkách presúvali medzi sponzormi, ktorí mali celkom 5 minút na to, aby prezentovali svoj produkt. Súťaživosť podporili tým, že účastníci mohli hodnotiť každého jedného sponzora. Napokon najlepšie hodnotený sponzor vyhral cenu FRESH, čo sa nám so sli.dofantasticky podarilo.
6. „TEDifikujte“ prezentácie
TED priniesol do sveta prezentácií a rozprávania príbehov revolúciu ako nik iný
predtým. Nahradil nezáživné 60 minútové prezentácie energickými 18 minutovými
inšpiratívnymi prejavmi. Čoraz viac konferencií po celom svete preberá tento trend, pričom skracujú čas prejavu, aby rozšírili priestor pre otázky a odpovede a interakciu s publikom.
Hlavné časti EMEC15 sa skladali z troch živých 15-minútových prezentácií. Vidieť na pódiu viacerých rečníkov zaoberajúcich sa rozličnými témami bolo nesmierne pútavé!
Lekcia pre vás:
Ľudia hľadajú interakciu, nie prijímanie obsahu. Namiesto toho, aby vaši rečníci hodinu rozprávali, rozdeľte čas na 30 minút prejavu a 30 minút otázok a odpovedí. Ak sa obávate, že publikum nebude klásť otázky a vy nebudete vedieť, ako zabezpečiť 30-minútovú diskusiu, jednoducho použite interaktívny nástroj ako sli.do na zísavanie otázok z publika.
7. Urobte zhrnutie a pozvite účastníkov na vašu ďalšiu konferenciu
Záverečná časť na EMEC15 nebola o nič menej zaujímavá ako otváracia. Opäť raz ju organizátori vyskladali z viacerých krátkych častí, ktoré udržali pozornosť publika dokonca aj počas úplne poslednej časti konferencie.
Po zatváracej reči predstavili krajinu, ktorá bude najbližšie hostiť EMEC – Kodaň v
Dánsku. Prakticky ihneď sa na Twitteri rozprúdila diskusia s novým hashtagom -
#EMEX16.
Lekcia pre vás:
Na konci zhrnte kľúčové body konferencie a pomôžte účastníkom oživiť si
najdôležitejšie momenty, ktoré si so sebou môžu vziať domov. V úplnom závere uveďte vašu ďalšiu konferenciu a všetkých na ňu pozvite.
--
Autor článku je Juraj Holub zo slovenského startupu sli.do
