Potrebujete totiž presne vedieť, čo urobíte, keď začne pršať, ochladí sa alebo príde vietor. Mokrý variant, pojem ktorý v eventovej reči používame, totiž nie je jeden stan navyše. Je to druhá verzia celého eventu.
Pri eventoch a cateringoch sa často hovorí o atmosfére, programe, jedle, nápojoch a „wow efekte“ Ja sa pri prípravách pravidelne pozerám aj na menej romantické veci: odkiaľ môžeme event zásobovať, kde má obsluha, zázemie, odkiaľ budeme servírovať catering, čo sa stane s elektrickými rozvodmi a kde skončí 250 hostí, ak začne pršať nebodaj fúkať silný vietor.
Presne tieto otázky sme riešili aj pri podujatí Summer Innovation in Motion Business Cocktail v Botanickej záhrade UPJŠ v Košiciach.
Vrámci menežmentu eventu sme mali na starosti mobiliár, stany, cateringové zázemie, Live Grill Station, teplý bufet, finger food, candy bar ale aj prezentačný stánok pre Apollo Nova. Predpoveď počasia nakoniec nebola ideálna a večer bol chladnejší, než by si človek pri júnovom evente pod holým nebom želal.
Event vskutku dopadol dobre. Nie preto, že by sme vedeli ovládať počasie, ale preto, že sme museli premýšľať aj nad tým, čo urobíme, ak sa počasie zhorši.
Mokrý variant nie je improvizácia
V eventovej reči sa často používa pojem „mokrý variant“. Niekedy sa však pod ním myslí iba to, že organizátor má niekde rezervovaný stan. To ale zďaleka nestačí.
Mokrý variant musí odpovedať minimálne na tieto otázky:
Zmestia sa všetci hostia do krytého priestoru?
Kadiaľ budú prechádzať bez toho, aby stáli v blate alebo na mokrom trávniku?
Kam presunieme bufet, bary a obsluhu?
Sú elektrické rozvody a technika chránené pred vodou?
Kde budú čakať hostia pri výdaji jedla?
Ako ochránime mobiliár a inventár?
Môže program pokračovať, alebo sa musí skrátiť?
Kto a v akom momente rozhodne o zrušení eventu?
Ak na tieto otázky hľadáme odpovede až pri prvých kvapkách máme problém.
Stan ešte nie je plán B
Aj dostatočne veľký stan môže vytvoriť nové problémy. Potrebuje bezpečné ukotvenie, stabilnú podlahu ak vôbec, vhodné vstupy a priestor pre obsluhu. Pri silnom vetre sa navyše niektoré typy stanov ani nemôžu používať.
Dôležitá je aj dispozícia. Pri suchom variante môžu byť gril, bufet, bary a sedenie rozložené po celej záhrade. Po presune pod strechu však všetko súťaží o rovnaký priestor.
Ak sa iba stiahneme pod stan, začnú sa tvoriť rady, hostia blokujú trasu obsluhy a atmosféra sa rýchlo mení na boj o miesto.
Preto by mal mať mokrý variant vlastný plán. Nemusí ponúknuť presne rovnaký komfort ako pôvodné riešenie, ale musí zostať bezpečný, funkčný a dôstojný.
Firemný catering potrebuje vlastný mokrý variant
Pri cateringu je zmena počasia ešte citlivejšia. Jedlo musí zostať v správnej teplote, obsluha potrebuje bezpečné pracovné prostredie a hostia sa musia k občerstveniu dostať bez tlačenice.
Live Grill Station sa napríklad nedá jednoducho premiestniť pod akýkoľvek stan. Otvorený oheň, vysoká teplota a dym si vyžadujú bezpečné umiestnenie a dostatočný odstup.
Teplý bufet potrebuje stabilný prívod elektriny alebo iný bezpečný zdroj tepla. Káble nesmú ležať vo vode ani vytvárať prekážky na mokrom povrchu.
Pri Innovation in Motion sa chladnejší večer napokon premietol aj do správania hostí. Teplé jedlá, ako koložvárska kapusta, bryndzové pirohy, zemiakové placky či grilované špeciality, získali v takom počasí ešte väčší význam.
Menu totiž nie je oddelené od prostredia. To, čo výborne funguje počas horúceho letného večera, nemusí byť najlepšou voľbou pri daždi a pätnástich stupňoch.
Najdôležitejšie je vedieť, kedy rozhodnúť
Jeden z najväčších problémov nevzniká samotným dažďom, ale neskorým rozhodnutím.
Presunúť totiž celý mobiliár, stoly, bufet, techniku a zásoby niekoľko minút pred príchodom hostí je recept na chaos. Niektoré rozhodnutia preto musia padnúť ešte v čase, keď je vonku sucho.
Pri väčších podujatiach by malo byť vopred jasné:
kto sleduje vývoj počasia,
kto má právo aktivovať mokrý variant,
dokedy musí rozhodnutie padnúť,
ktoré časti presúvame okamžite,
ktoré môžu zostať vonku,
ako sa zmena oznámi dodávateľom, obsluhe a hosťom.
Rozhodovanie nemôže zostať rozdelené medzi desať ľudí. Potrebujete jedného človeka, ktorý má aktuálne informácie a prevezme zodpovednosť za finálne rozhodnutie.
Dážď, vietor a búrka nie sú ten istý problém
Ani najlepší mokrý variant nevyrieši každú situáciu.
Slabý dážď môže znamenať presun hostí pod strechu a pokračovanie programu. Vytrvalý dážď si vyžiada zmenu dispozície, ochranu trás a úpravu servisu. Silný vietor alebo búrka však už predstavujú bezpečnostné riziko.
Pri búrke nejde o to, či zachránime program alebo catering. Prioritou sú hostia, personál a bezpečný presun do pevného krytého priestoru. V takej chvíli môže byť správnym rozhodnutím program prerušiť alebo event ukončiť.
Plán B preto musí obsahovať aj hranicu, za ktorou už podujatie nepokračuje.
Hosť by chaos v zákulisí nemal vidieť
Dobre pripravený mokrý variant neznamená, že si hostia zmenu nevšimnú. Znamená, že ju nevnímajú ako chaos.
Dostanú jasnú informáciu, nájdu suché miesto, občerstvenie funguje ďalej a obsluha vie, čo má robiť.
Práve vtedy vidieť rozdiel medzi dodávkou jedla a skutočným eventovým cateringom. Cateringový tím musí rozumieť priestoru, programu, pohybu hostí, technike aj rizikám počasia.
Plán B je súčasťou dobrého eventu
Počasie nevieme ovplyvniť. Vieme však byť naňho pripravený.
Pri každom exteriérovom podujatí by sa mal mokrý variant riešiť už pri výbere priestoru a tvorbe dispozície. Nie deň pred eventom a už vôbec nie v momente, keď začína pršať.
Innovation in Motion bol pre nás ďalšou pripomienkou, že za vydareným večerom nie je iba to, čo hostia vidia. Rovnako dôležité je všetko, čo sme pripravili pre prípad, že večer bude vyzerať úplne inak.
Dážď totiž nemusí pokaziť event. Oveľa častejšie ho pokazí nepripravenosť.
Čo si z takýchto večerov odnášam
Keď sa event podarí, hostia si pamätajú atmosféru, jedlo, program a ľudí, ktorých stretli. Väčšinou netušia, koľko rozhodnutí sa urobilo v zákulisí a koľko alternatív bolo pripravených pre prípad, že sa počasie zmení.
A tak je to správne. Najlepšie zvládnuté problémy sú často tie, ktoré hosť vôbec nezaregistruje.
Po rokoch práce na eventoch som sa naučil, že kvalita organizácie sa neukáže iba vtedy, keď všetko ide podľa plánu. Oveľa viac ju preverí chvíľa, keď sa plán začne meniť.
Pred ďalším podujatím pod holým nebom sa preto nepýtajte iba: „Bude pršať?“ Položte si konkrétnejšiu otázku: „Čo presne urobíme, ak začne pršať hodinu pred príchodom hostí?“
Ak na ňu pozná odpoveď celý tím, máte pripravený mokrý variant. Ak ju ešte len začínate hľadať, máte zatiaľ iba nádej na pekné počasie.
Dobrý event totiž nepotrebuje dokonalú predpoveď. Potrebuje pripravených ľudí.
