Áno, je to stres. Hlavne z dôvodu "neznámeho". Nikdy predsa neviete, čo Vás bude čakať na stretnutí. Ako sa hovorí, ťažko na cvičisku, ľahko na bojisku. Preto by som Vám chcel ozrejmiť niektoré veci, na ktoré sa dá pripraviť. Využijete to aj ako uchádzač o zamestnanie. Idete predsa rokovať a v podstate je jedno či ako spoločnosť alebo jednotlivec. Vždy budete hájiť záujmy na ktoré je dobré sa pripraviť. Tak dosť bolo rečí, začneme.
Príprava
Pred začiatkom obchodného rokovania sa uistite, že máte dostatok času na príchod. Dochvíľnosť je dôležitá. Radšej 10 minút skôr ako neskoro. Ruky si zahrejte trením o seba a osušte.
Späť k príprave. Spoliehať sa treba hlavne na seba a tomu prispôsobiť aj celkovú očakávanú štruktúru jednania. Doniesť si zo sebou usb kľúč alebo nebodaj CD s prezentáciou je vhodné iba vtedy, ak ste si na 100% istý, že majú potrebné vybavenie a že pôjde elektrina. Pre istotu však zo sebou zoberte aj vytlačenú formu Vašej prezentácie, istota je istota.
Vizitky sú základom pri jednaní. Uistite sa, že ich máte dostatočné množstvo a spoľahlivo chránené pred pokrčením či znehodnotením. Nie je nič horšie ako pokrčená zvlhnutá vizitka vytiahnutá z vrecka riflí :) Ešte skontrolujte aktuálnosť údajov (áno, môžte aj teraz). Pri veľkom sedení sa viziky neodovzdávajú, tie sa odovzdávajú až pri zúžení počtu osôb.
Pravidlá pri odovzdávaní vizitiek:
po skončení rokovania kvôli informácii (ak už nemá o Vás informácie)
ak dá vizitku niekto mne, slušnosť káže dať aj moju vizitku
v strede rozhovoru, ak sme zmenili údaje, zahrnúť to do rozhovoru a podať vizitku
pri začatí rokovania, ak sa nepoznáme, vymeniť si vizitky, zásadne ju neodkladáme!
Estetika a reč tela sú dôležité, ľudia si Vás premerajú pohľadom už pri príchode. A či sa nám to páči alebo nie, vytvoria si domnienky. Tie domnienky, ktoré nemajú čo hľadať pri rokovaniach. Nie je jedno či vstúpite do miestnosti ako "zmoknuté kura" alebo ako vyrovnaný, sebaistý človek. Určite majte svoj mobil na takom mieste, odkiaľ ho nevidno a v tom úplne najlepšom prípade na tichom režime príp. v režime "lietadla". Veci, ktoré máte oblečené nesmú pôsobiť obnoseným dojmom.
Ženy, slečny. Noste kabelku a nejaký väčší obal na dokumenty ideálne s farbou topánok a ladené ku kostýmu. Neupozorňujte na svoje prednosti (máte ich dosť :) ), nepredávate seba, ale produkt, službu či vedomosti. Päta môže byť otvorená, špica musí byť zavretá. Pri vysokých topánkach majú nohavice zakrývať skoro celý opätok (cca 1,5 cm od spodu). V prípade, že máte vzor na kostýme, nepoužívajte zdobené doplnky. Ani rozparok na sukni nesmie byť dlhý. Pri písaní si dávajte pozor, aby Vám vlasy nepadali do dokumentu. Keďže toto je teória a ja som chlap, skúste si tieto rady zapamätať podľa svojho, prípadne mi napíšte do komentu nejaké Vaše vychytávky.
Pri mužoch je obdobná situácia. Príručná aktovka sa musí hodiť k obleku, ideálne je zakomponovať aj látkovú vreckovku. Topánky majte šnurovacie s hrubšou gumenou podrážkou. Kravata už nie je podmienkou, ak ju však máte tak určite dlhšia. Pri takýchto stretnutiach je sako potrebné. Ak máte vlasy, tak určite upravené.
Keďže skoro 55% komunikácie prebieha neverbálne, uvediem tu aj taký rýchlokurz neverbálnej komunikácie pri obchodných rokovaniach.
Zrakový kontakt je veľmi dôležitý, pri ňom používajte prirodzenú mimiku. Uhýbanie očí, pohyby viečok a koreňa nosa nepôsobí celkom vyrovnane. Skúste si to pred zrkadlom. Mimické úšklabky ako grimasy a tiky nepatria do takejto komunikácie.
Dbajte aj na rozloženie rúk a nôh, prekrížené ruky a odtiahnuté telo neveštia nič dobré. Nakláňanie ku partnerovi tiež nie je prípustné.
A pozor aj na haptickú komunikáciu. Dotyky nie sú každému príjemné, preto ich radšej vynechajte.
Pri verbálnej komunikácii sa sústreďte na hovorovú časť. Vaše zafarbenie hlasu, intonácia, melódia a intonačné schopnosti upriamia pozornosť na to čo sa snažíte prezentovať. Tempo udržujte v takej rýchlosti, aby bolo možné Vás zastaviť. Aj opačný extrémne spomalený slovosled nie je dobrý. A hlavne artikulujte, na to pomôžu cvičenia. Ak prezentujete a komunikujete písomne máte o starosť menej. Nemáte psychický tlak, nevyžaduje sa rýchla reakcia a odpoveď môžte dobre premyslieť. Čo však chýba je vzájomná interakcia. Neviete porovnať správanie a reakcie partnera. Preto je dobré zvoliť také slove spojenia, ktoré nemôžu mať dvojitý účinok, takisto vtipné hlášky môžu vyznieť drzo.
Vecná príprava na rokovanie zahŕňa nasledovné zistenia:
o čo nám vlastne ide (treba to vymedziť jasne)
treba zakomponovať a počítať s minimom, ktoré potrebujeme dosiahnuť a podľa tohto prispôsobiť štartovaciu pozíciu
zistiť si informácie o parterovi/partneroch, aké majú vo firme postavenie príp. právomoci,
ako sa budeme vyjadrovať - iný zvolíme pri komunikácii s technikom a iný s riaditeľom
akým jazykom komunikujeme (anglicky, nemecky, slovensky) a podľa tohto zvoliť prítomnosť prekladateľa
zvažujeme aj možný cieľ partnera (prosím bez domnienok), čo je jeho minimum (ak to vieme), čo o nás môže vedieť, aké zvolil miesto a čas rokovania - či chce byť dominantný a má pre neho výhody
Či uspejeme v rokovaní nie je vecou náhody. Viac si prečítajte aj v druhej časti , kde sa zameriame priamo na rokovanie.
Foto: pixabay.com
