To platí aj pre firmy a podnikateľov denne pracujúcich s množstvom údajov, ktoré pre nich predstavujú cenný zdroj príjmu.
Niekedy však nemusí ísť ani tak o obsah samotných dát, ako skôr o ich formu. Veľa firiem totiž nekladie dostatočný dôraz na samotnú prácu s dátami a ani na ich uchovávanie. Jednou z nesprávnych foriem uchovávania dát je používanie papierových dokumentov, ktoré svojím spôsobom patrí do minulého storočia. Desiatky či stovky šanónov s faktúrami a ďalšími dokumentami majú totiž viacero negatív: na ich uskladnenie potrebujete množstvo miesta, sú náchylné na poškodenia vplyvom vonkajších činiteľov a najmä neprehľadné z hľadiska dlhodobého vývoja firmy. Ak sa tak ešte nestalo, v blízkej či ďalekej budúcnosti firma zažije expanziu a s ňou sa rapídne zvýši aj množstvo dokumentov. Hľadať s odstupom niekoľkých rokov faktúru pre kontrolu Daňovým úradom či kontakt na zákazníka alebo dodávateľa v kope papierov je nočnou morou každého zamestnanca.
Dá sa tomu však jednoducho predísť a ak sa už vaša spoločnosť v takejto situácii nachádza, určite nejde o neriešiteľný problém. Existujú totiž softwarové riešenia, ktoré sa zaoberajú digitalizáciou a najmä vyťažovaním dát z dokumentov. Podľa mojej skúsenosti za najlepšie na Slovensku považujem DOCKitIN. Najviac u mňa zabodovali tým, akým spôsobom vedia zdigitalizované dáta prezentovať – majú na to vlastnú bezplatnú aplikáciu a pre mňa veľmi dôležité – aj mobilnú! Samotný proces prevodu z analógovej (papierovej) do digitálnej formy však nezahŕňa len prosté naskenovanie stránok do obvyklého formátu PDF. To by totiž vyriešilo len časť problému a promptné vyhľadanie a použitie požadovaného údaju spomedzi množstva dokumentov by bolo naďalej nemožné. Moderná forma digitalizácie však využíva metódu OCR – Optical character recognition, čo v preklade znamená Optické rozpoznávanie znakov. Sofistikovaný algoritmus v naskenovanom dokumente identifikuje jednotlivé písmená a čísla (znaky) a skonvertuje ho do editovateľného súboru, s ktorým sa dá pracovať. Špecializovaný software ďalej vyhľadá v každom dokumente kľúčové slová a podľa nich ho zaradí do príslušnej kategórie. Typickým príkladom je faktúra, ako nevyhnutná súčasť účtovníctva. Vďaka tomu je akýkoľvek údaj obsiahnutý v dokumente okamžite na dosah ruky, bez potreby hľadať ho v nekonečných kvantách okolitého textu. Vyťažovanie sa však netýka len informácií v papierovej podobe, ale je ho možné vykonať aj s dokumentom v digitálnej podobe. Digitalizácia dát teda nielen šetrí čas, ale aj výrazne zvyšuje hodnotu zhromaždených údajov, pretože sú prehľadnejšie a ihneď dostupné.
Bezprostredne po tom, ako proces skončí, software dáta z analýzy odošle do aplikácie, v ktorej k ním máte prístup. Okrem rýchleho hľadania môžete s dostupnými dátami nakladať podľa vlastného uváženia. Napríklad pri platbe faktúry už nie je nutné pracne opisovať jednotlivé údaje o platbe. Software sám identifikuje požadované informácie a uskutočnenie platby je tak otázka pár kliknutí. To isté platí aj pri údajoch o účtovníctve. Účtovník môže vykonať export všetkých potrebných dát z dokladov do účtovného softwaru v priebehu niekoľkých sekúnd. Táto funkcia však neovplyvňuje len časové hľadisko, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Dôležitým faktorom je aj to, že ak osoba prepisuje viacero číselných údajov dlhú dobu, je veľká pravdepodobnosť, že sa pomýli. A práve to sa pri nakladaní s dátami po vyťažovaní úplne vylučuje.
Ďalším dôvodom, prečo majú informácie po vyťažení väčšiu hodnotu, je prehľad medzi dôležitými údajmi, medzi ktoré môžu patriť napríklad príjmy a výdaje za dané časové obdobie či viazanie zmluvnými vzťahmi. Ak sa totiž pozeráte na niečo ako na celok a nie iba roztrúsené časti, získate o tom lepšiu predstavu a dodá vám to možnosť sofistikovanejšie plánovať budúce kroky.
Pokročilá digitalizácia dát na úrovni kľúčových slov teda nielen zrýchľuje chod procesov vo firme, ale môže mať výrazný vplyv na zlepšenie jej obchodnej stratégie a vzťahov s obchodnými partnermi. V budúcnosti sa určite stane nevyhnutnosťou pre chod každej úspešnej spoločnosti, avšak množstvo firiem ju s obľubou využíva už dnes.
