Za pár rokov, sa vám toho slušne nakopí a ak si nechcete koledovať o problémy prinajlepšom s finančnou správou, musíte dodržiavať zákony o účtovníctve, archívoch a registratúrach a množstvo ďalších. Spomenuté 2 vám však celkom presne prikazujú ako a koľko musíte firemné dokumenty uchovávať a ochraňovať. Také účtovné dokumenty 10 rokov, personálne zložky 50 a viac rokov ... papier tu, papier tam a zrazu potrebujete na archiváciu externú firmu, správcu registratúry a platíte tisíce až desivejšie sumy za všetko okolo dokumentov.
Našťastie, doba moderná prináša síce pomalšie, ale predsa už aj na Slovensko riešenie. Je ním ZARUČENÁ KONVERZIA DOKUMENTOV.
Že ste o nej ešte nepočuli? Tak určite čítajte ďalej, môže vám nie len ušetriť, ale dokonca aj zarobiť.
Podľa definície na stránke Slovensko.sk: „Účelom zaručenej konverzie v zmysle § 35 a nasledujúcich ustanovení zákona o e-Governmente je zabezpečenie možnosti prevodu medzi listinnou a elektronickou formou dokumentov alebo elektronickými formami dokumentov s rôznymi formátmi, tak aby novovzniknutý dokument mal rovnaké právne účinky a mohol byť použitý rovnako na právne účely ako pôvodný dokument. Novovzniknutý dokument zo zaručenej konverzie, neoddeliteľne spojený s osvedčovacou doložkou má rovnaké právne účinky a je použiteľný na právne účely takisto ako pôvodný dokument.“.
Čo to v ľudskej reči znamená? Po zaručenej konverzii môžete všetky papierové dokumenty spáliť (odporúčam to však nerobiť, nech je to akokoľvek lákavé, myslite radšej na planétu Zem = skartujte + recyklujte).
Ako som spomenula v úvode, pomocou zaručenej konverzie dokumentov môžete nie len ušetriť, ale aj zarobiť. Lepšie povedané, zoptimalizovať a zhodnotiť svoj biznis. Viac o tom sa dočítate v dobrom článku od DOCKitIN
Pýtate sa, v čom je háčik, že to ešte neurobila minimálne každá druhá firma na Slovensku? Bude to v jednom, alebo v kumulácii týchto bodov:
málokto o tom vie;
zaručenú konverziu môžu podľa zákona robiť len oprávnené osoby – konkrétne advokáti, notári, pošta s IOM a orgány verejnej moci;
- k vykonávaniu konverzie tieto subjekty musia mať špeciálne zariadenia, programové vybavenia alebo algoritmy, prípadne ich kombináciu
vstupná investícia je výrazne nákladnejšia, ako jedna splátka archívu (tie však platíte niekoľko rokov).
Obávate sa, že niekde s elektronickým dokumentom nepochodíte? Ani to nie je problém, pretože konverzia umožňuje plynule prevod z listinnej podoby do elektronickej podoby, ale aj spätne z elektronickej podoby do listinnej podoby. Čiže naozaj je to tak, že papierom môžete dať zbohom a ak by ste z nejakého nepochopiteľného dôvodu opäť papier potrebovali, vytvoríte plnohodnotný originál naspäť z elektronickej verzie.
Pre ľahšiu predstavu procesu konverzie, môžeme zaručenú konverziu prirovnať k osvedčeným kópiám dokumentov. Rovnako ako pri osvedčovaní, aj pri konverzii vykonávateľ zodpovedá za dodržanie podmienok, ale nezodpovedá za pravdivosť alebo úplnosť údajov, ktoré tvoria informačný obsah pôvodného dokumentu a sú prenesené do informačného obsahu novovzniknutého dokumentu. V praxi to znamená, že dokument vytvorený zaručenou konverziou nepotvrdzuje pravdivosť údajov v ňom uvedených.
Má to aj svoje obmedzenia a nemôžete zaručene skonvertovať:
dokument v listinnej podobe, z ktorého nie je podľa osobitných predpisov možné vyhotoviť úradne osvedčenú kópiu,
dokument v listinnej podobe, ktorého jedinečnosť nie je možné konverziou nahradiť, napr. občiansky preukaz, cestovný doklad, doklad vydaný podľa osobitných predpisov a preukazujúci oprávnenie osoby na výkon činnosti podľa osobitných predpisov, peniaze, cenné papiere, žreb, a pod.,
elektronický dokument, ktorého obsahom je zaznamenanie zvukového záznamu (audiosúbor) alebo obrazového záznamu (videosúbor).
Ak vás táto skvelá vec zaujala a začali ste premýšľať o zaručenej konverzii vášho biznisu, odporúčam si prejsť aj nasledovné zdroje informácií:
Softvér
