NETIKETA alebo e-mail náš každodenný

Mnoho z nás využíva e-mail ako dôležitú súčasť firemnej komunikácie. Stal sa partnerom našej denno-dennej práce.

Písmo: A- | A+
Diskusia  (1)

Informačno - komunikačné technológie nám v súčasnosti poskytujú rýchlejšie a jednoduchšie spôsoby, ako vyriešiť pracovné záležitosti aj mimo priestoru, v ktorom sa reálne nachádzame.

Zamestnanci komunikujú v obchodnom styku nielen so svojimi kolegami, ale i so zákazníkmi, klientmi či obchodnými partnermi.

 V bežnom a prirodzenom sociálnom kontakte existujú pravidlá spoločenskej etikety, zásady ktorých sa učíme odmalička. Od detstva sme boli vychovávaní v zmysle: „Slušne sa pozdrav, opýtaj sa, popros, poďakuj.“ Relatívne novou formou je pre nás komunikácia v elektronickom svete. Tiež tu platia pravidlá slušného správania sa, nazývané netiketa.

SkryťVypnúť reklamu
Článok pokračuje pod video reklamou

 Slovo netiketa vzniklo spojením slov NET (sieť) a ETIKETA (súhrn pravidiel spoločenského správania sa, zvykov,...). Ide o nepísaný súbor pravidiel, jej nedodržiavanie sa chápe ako prejav neslušnosti, neúcty až vulgárnosti.

 Poradíme vám ako správne písať pracovné emaily a čomu sa vyvarovať, prostredníctvom tzv. „desatora“ emailovej netikety:

  1. Používajme stručné, krátke, výstižné vety. Uvedomme si, že na druhej strane nie je počítač s obrazovkou, ale človek. Urobme všetko preto, aby sme ho neoberali o čas nezmyselnými, dlhými vetami. Pochopenie zmyslu napísaného urýchľuje a zjednodušuje celý proces komunikácie. Vynechajme zbytočné slová, nedotýkajme sa súkromnej sféry.

  2. Používajme spisovnú slovenčinu.

    Užitočnou radou pri tomto pravidle je prečítať si celý napísaný email ešte raz a uistiť sa, že sme napísali vec jasne, spisovne. Až potom ho odošlime.

  3. Skontrolujme si gramatiku. Neoplatí sa spoliehať na anonymitu. Partner na druhej strane nevidí síce ako vyzeráme, ako sa cítime. Pre neho sme to čo a ako píšeme. Prezentujeme spoločnosť aj prostredníctvom toho, ako sa vyjadrujeme. Spoločne vytvárame obraz firmy, stávame sa súčasťou jej imidžu.

  4. Vždy uvádzajme predmet pošty. Pomocou predmetu pomáhame adresátovi určiť prioritu a naliehavosť veci. Upriamime pozornosť na najdôležitejšie centrum toho, čo chceme napísať. Pozor na prípady, keď zasielame email ako odpoveď. Často sa stáva, že zabúdame zmeniť predmet na aktuálny, aj v prípade, ak sa obsah správny zmenil. Potom dochádza k omylom, nedorozumeniam, že dané pošty sú už prečítane resp. už je na ne odpovedané.

  5. Nezabúdajme na úctivý pozdrav a oslovenie. Často sa nám v rýchlosti písania stáva, že zabudneme na staré známe „dobrý deň“, oslovujeme nesprávne ba niekedy to úplne vynecháme. Oslovenie ubezpečí adresáta, že správa je určená pre neho.

  6. Používajte odseky – napomáha to správu sprehľadniť, vyznačiť počet otázok, resp. nezodpovedaného obsahu.

  7. Nepoužívajme elektronickú poštu k škode iného. Rešpektujme autorské práva a nesnažme sa privlastniť si duševné vlastníctvo iného. Uvádzajme zdroje povedaného, odoslaného, ak nie sme sami autormi.

  8. Záver emailu – nezabúdajme sa poďakovať a zanechať plné kontaktné údaje na seba. Občas sa zíde fráza ako napríklad: Ďakujem za zaslanie odpovede. Ďakujem za spoluprácu.

  9. Spätná väzba – nie vždy sa síce dá odpovedať ihneď. Vhodné je uvedomiť si, že nie každý je práve v ten moment pri vlastnom počítači, že občas zlyhá technika, server a podobne. Neočakávajme, že na všetko dostaneme odpoveď ihneď. Na druhej strane sa snažme odpovedať na všetky správy, nenechajme nezodpovedaný email stáť niekoľko dní. Stáva sa, že na odpovedi pracujeme. Preto je správne, aby o tom náš partner, spolupracovník alebo klient vedel a bol informovaný.

  10. Prílohy – ak ich zasielame, je veľmi užitočné oboznámiť druhú stranu. Správnym je prílohy pomenovať, upriamiť na ne pozornosť. Ak sú prílohy objemovo veľké, pred odoslaním si vypýtajme súhlas partnera, aby sme zbytočne nezaťažovali server.

Nezabúdajme, že správanie sa v internetovom svete by malo súhlasiť so správaním sa v reálnom svete. Pravidiel a zásad písania pracovných emailov je omnoho viac. Nešlo nám o to pomenovať všetky, ale pripomenúť si, že nám záleží na tom, ako spolu komunikujeme.

Petra Pichnarcikova

Petra Pichnarcikova

Bloger 
  • Počet článkov:  11
  •  | 
  • Páči sa:  0x

Som pracujúca, mladá žena, ktorú veľmi baví zamýšľať sa nad životom a písať rôzne úvahy z oblasti spoločenského života a diania naokolo. Zoznam autorových rubrík:  NezaradenéSúkromné

Prémioví blogeri

Milota Sidorová

Milota Sidorová

5 článkov
Lucia Šicková

Lucia Šicková

4 články
Monika Nagyova

Monika Nagyova

274 článkov
Zmudri.sk

Zmudri.sk

3 články
SkryťZatvoriť reklamu