V minulom roku toho bolo na mňa v práci priveľa. V priebehu 12 mesiacov sme podali okolo 20 medzinárodných projektov, bolo potrebné koordinovať bežiace projekty a práve sme rozbiehali regionálne HUB centrum. Ostatné povinnosti na univerzite ani nepočítam. Jednoducho som dospel do bodu blízko vyhorenia.
Aby som znovu našiel motiváciu, začal som si analyzovať svoj pracovný čas a čítať odbornú motivačnú literatúru. Zisťoval som, ktoré aktivity by som potreboval eliminovať. Nemusel som ani dlho rozmýšľať a rýchlo mi došlo, že čítaním a posielaním emailov trávim denne viac ako polovicu pracovného času (vrátane času, potrebného na vybavenie emailov). Skutočne. Bolo to alarmujúce.
Rozhodol som sa, že od nového roka to skúsim celkom opačne. V nasledujúcom som zhrnul niekoľko tipov, ako sa oslobodiť od e-mailu a využívať ho efektívnejšie.
Toto skutočne funguje, avšak musíte urobiť prvý krok a odhodlať sa k tomu.
Uvedomte si, že email má byť vašim sluhom, nie pánom
Zrieknite sa pocitu, že email je natoľko dôležitý, že musíte odosielateľovi obratom odpísať. Email nie je chat. Emailom sa nezasielajú najurgentejšie požiadavky. Na to má slúžiť napríklad telefón, nie email.
Nastavenie mysle je prvým krokom, ktorý je potrebné spraviť, aby ste z obmedzeného prístupu k emailu vôbec dosiahli nejaký efekt.
Nečítajte email ráno po príchode do práce
Prosím, toto sa naozaj naučte! Ak to dodržíte, zlepší to kvalitu vašej práce, som si istý! Otvorenie rannej pošty takmer vždy nabúra vaše plány. Večer predtým si napíšte prioritné úlohy, ktoré chcete nasledujúci deň splniť. Maximálne 2-4, viac nestihnete. Po príchode do práce si ráno neotvárajte email. Najprv sa pustite do minimálne jednej úlohy zo zoznamu priorít a splňte ju. Ak by ste to neurobili, naliehavé požiadavky z emailu by spôsobili, že by ste danú úlohu museli prerušiť.
Vypnite si notifikácie
Kontrolujte email vtedy keď chcete Vy, vtedy keď máte čas Vy a nie vtedy, keď vás na to upozorní notifikácia. Najlepšie urobíte, ak si vypnete email notifikácie aj na mobile či smart hodinkách (podľa mňa nie je nič horšie ako notifikácia prichádzajúcej pošty na smartfóne). Čím viac rušivých vplyvov, tým horšie pre Vašu produktivitu.
Nastavte si automatickú odpoveď
Pomôžte sebe a dajte najavo aj svojim kolegom a externým spolupracovníkom, že emaily čítate iba v určitých časoch. Spôsobí to, že budú o vašom prístupe vedieť (alebo sa ho skôr po čase naučia akceptovať) a nebudú vás obťažovať s menej urgentnými záležitosťami.
Nezabudnite pripojiť možnosť, kde Vás ľudia môžu nájsť v prípade naozaj urgentných vecí.
Môžete sa inšpirovať aj mnou. Ja mám momentálne nastavené presne toto:
Dobrý deň,
z dôvodu efektivity práce v súčasnosti vybavujem e-maily dvakrát denne.
Ak ide o naozaj urgentnú záležitosť, ktorá nemôže počkať, kontaktujte ma na čísle (VAŠE ČÍSLO).
Vďaka tomuto spôsobu Vám viem vyjsť produktívnejšie v ústrety. Ďakujem za pochopenie.
S pozdravom
Tomáš Pavlik
E-maily sa vybavujú naraz
To znamená, že v časoch, ktoré ste si určili, si otvoríte e-mail schránku. Prečítate, vybavíte, odpoviete. Zatvoríte schránku.
Rovnaké druhy úloh treba kumulovať. Nemá zmysel, ak reagujeme na emaily priebežne počas celého dňa.
Mali ste už niekedy pocit, že ste boli veľmi zaneprázdnený, ale vlastne ani neviete pomenovať, na čom ste v poslednom čase pracovali? Problémom je neustále kontrolovanie emailov a priebežné vybavovanie počas dňa. Verte mi, e-maily sú veľký problém dnešného sveta:)
Snažte sa písať efektívne
Na emaily odpovedajte stručne, nikto nechce čítať dlhé texty. To platí obzvlášť pre zaneprázdnených ľudí. Zvyšuje to šancu, že Vám na krátky text odpovedia.
Jasne formulujte požiadavku alebo hlavnú časť textu, ktorú zvýraznite tučným písmom.
Vždy sa snažte navrhnúť riešenie a zakomponovať výzvu k akcii - napr. k potvrdeniu termínu, k súhlasu/ nesúhlasu s Vašim návrhom a podobne. Nedovoľte, aby ste si s adresátom vymieňali nekonečné správy s neistým výsledkom. Zaberá to zbytočne veľa času!
Vydržte to takto aspoň 1 mesiac
Skúste si povedať, že email budete čítať naozaj maximálne 2x denne. Nesrandujem. Workoholikom alebo dynamickým povahám to môže robiť obrovské problémy. Aj mne to robilo problémy. Ale nie je to nič iné ako zlozvyk. Keď sa dostanete cez magickú hranicu, email Vás už nebude tak trápiť. Ale kramal by som, ak by som tvrdil, že občas stále nie som v pokušení. Ušetrený čas predsa viete využiť oveľa efektívnejšie. Po tomto čase sami posúdite, či je pre Vašu prácu tento spôsob vhodný, či Vám prináša viac výhod ako nevýhod.
Každý email je dôležitý
Tým, že tu píšem o obmedzovaní prístupu k emailu, v žiadnom prípade nenaznačujem, že by ste mali emaily zanedbávať. Odpovedajte na každý email. Vybavujte ho s náležitou dávkou dôležitosti. Nezabúdajte sa však riadiť vyššie uvedenými pravidlami.
Neotvárajte si email, keď viete, že ho v danej chvíli nebudete môcť vybaviť
Stavím sa, že toto sa aspoň raz stalo každému z nás.
V piatok podvečer si otvoríte email schránku a tam na Vás vyskočí naliehavý email od kolegu alebo šéfa. Požaduje informáciu o niečom, čo máte založené v kancelárii a bez toho, aby ste tam nahliadli, mu neviete odpísať. Okej, dám mu vedieť v pondelok. Lenže vy to neviete dostať z mysle a prichytíte sa, ako ste odignorovali už tretiu otázku od manželky, ktorá vedľa Vás sedí na gauči. Ste rozladený a máte pokazený celý víkend.
Nečítajte email keď nemáte poruke všetko potrebné na jeho vybavenie. Keď chytím večer smartfón do ruky, skoro vždy si spomeniem na túto situáciu. Robte to tak aj vy a budete mať lepšiu psychickú pohodu.
Čo najhoršie sa môže stať?
Čítam emaily iba 2x denne a za pol roka som nemal jediný vážny problém, ktorý by mi to spôsobilo. Oproti tomu som získal neuveriteľné množstvo času na realizovanie naozaj reálnych úloh a oslobodil som sa od pocitu, že stále niečo robím, ale vlastne ani neviem čo.
Odporúčam Vám začať hneď teraz, za seba môžem povedať, že nebudete ľutovať.
Môžete mi po čase napísať, či Vám tento spôsob naozaj funguje alebo nie. Najlepšie v komentári pod článkom, aby to poslúžilo ako odporúčanie pre ostatných.
Rýchle informácie o výzvach na predkladanie projektov, príležitosti alebo možnosti spoupráce nájdete na mojich skupinách Facebook alebo LinkedIn.
Originál príspevku je zverejnený na mojom blogu https://yourprojectmanager.eu
