Nasadiť nový informačný systém býva komplikované. Predchádza mu požiadavka používateľov, oddelení, majiteľov, legislatívy, obchodných partnerov, alebo jednoducho nevyhnutnosť spracovať dáta inak a lepšie.
Rozhodnutiu zas predchádza analýza požiadaviek, špecifikácia funkcionalít, porovnanie dostupných systémov, vyhodnotenie nákladovosti a celkové náklady. A ešte implementačný plán, tím, sponzor, riadiaca rada, krízové plány a financovanie. Potom sa môžete pustiť do práce. Len škoda, že to celkom takto nefunguje. Po desiatke rokov a stále sa opakujúcich chybách som našiel tri body, ktoré keď vyriešite, ušetríte si množstvo zbytočných starostí.
Bod nula a najdôležitejší fakt:
Nech robíte čokoľvek, neexistuje činnosť, ako si zavádzanie informačného systému uľahčiť.
1. Gumové medvedíky a projektové plány
Organizácie si už pri plánovaní stanovia časový rámec pre analýzu a výber dodávateľa a tiež plán pre implementáciu IS, testovanie a uvedenie do prevádzky. V jednom mojom projekte u zákazníka to bolo 6 mesiacov na výber IS a 18 mesiacov na samotnú implementáciu a nasadenie do produkčnej prevádzky. Skutočnosť? Fáza výberu trvala 18 mesiacov a na implementáciu zostalo 6 mesiacov. Samozrejme, že taký projektový plán nemohol fungovať. Nezostalo nám nič iné, len sa do toho pustiť naplno a zákazník rýchlo pochopil, že čas a výkony sa oklamať nedajú. Projekt trval menej ako 12 mesiacov, ale robili sme do noci a cez víkendy. :)
2. Genialita versus šablóny
Vlastný systém dokážu interné vývojové oddelenia alebo externý dodávateľ implementovať pomerne rýchlo a presne. Pohoda. Riešenie ponúkané softvérovými korporáciami treba niekedy dosť pracne prispôsobiť požiadavkám a prepojiť na iné prevádzkované systémy. A k tomu servis a aktualizácie. Ale kto vám zaručí, že aj po desiatich rokoch zostane niekto z pôvodného interného alebo externého vývojového tímu k dispozícii? U dodávateľov – výrobcov IS – tá pravdepodobnosť takisto nie je stopercentná, ale rozhodne vyššia. Aj dokumentácia býva oveľa prepracovanejšia.
3. Vždy treba viac času a peňazí ako ste plánovali
Viacerí riaditelia IT sa v jednej neformálnej diskusii zhodli na tom, že aj pri dobrej a dôkladnej príprave a plánovaní implementácie nového IS, projekt vždy trval dlhšie a stál viac, ako určoval plán. Samozrejme – česť výnimkám, lebo aj tie sú – aby potvrdili pravidlo. Preto projektové plány by mali vždy myslieť aj na krízové a náhradné plány, roll-back scenáre a situácie, keď treba celý projekt prehodnotiť. Niekedy je lepšie neskoré rozhodnutie o zmene, ako znášať dlhodobé dôsledky z omylov a chýb v zadaní.
Asi neexistuje univerzálny recept, ako úspešne realizovať IT projekty, a ani sa oň nepokúšam. Som však názoru, že zvoliť overenú metodiku a projektové riadenie je nutnosťou. Dôslednosť a dôkladnosť v činnostiach prináša vždy skôr výsledky ako dôsledky. Kreativita? Fajn, ak je súčasťou plánu. Zmena požiadaviek? Aj to sa dá, ak majú svojho pána. Výmeny riaditeľov a kľúčových expertov? Aj to sa stáva. Silné myšlienky by však mali zostať.
