Bude treba urobiť export z Outlooku do Excelu, oddelenie hodnôt do samostatných stĺpcov, zobrazenie autora v samostatnom stĺpci pomocou informačnej a logickej funkcie, vytvorenie zdroja kontingenčnej tabuľky a jej vytvorenie na získanie výsledkov.
Export z Outlooku urobíte cez ponuku Súbor > Otvoriť > Importovať. V spustenom sprievodcovi importom a exportom vyberte možnosť exportovať do súboru, v ďalšom okne Microsoft Excel 97 ‑ 2003 a nasledujúcom vyberiete priečinok, ktorý obsahuje položky, ktoré chcete analyzovať. V predposlednom okne zadáte názov a umiestnenie súboru a v poslednom spustíte export tlačidlom dokončiť. Tento proces nie je možné prerušiť a môže trvať aj niekoľko minút, čo je v okne aj napísané. V mojom prípade to trvalo približne 5 minút.
Druhý krok je spracovanie exportovaných položiek v Exceli. Po otvorení súboru bude tabuľka obsahovať jednotlivé položky a niekoľko prázdnych stĺpcov (sú to jednotlivé polia z Outlooku), ktoré môžete vymazať vrátane perexu. Vzhľadom na to, že všetky informácie (názov a autor) sú v jednom stĺpci bude potrebné oddeliť do samostatného stĺpca autora. Na to využijete funkciu text na stĺpce, ktorá rozdeľuje buď na základe pevnej šírky, alebo pomocou oddeľovača. V tomto prípade využijete oddeľovač - ľavú zátvorku, pretože autori sú uvedení v zátvorke. Označte stĺpec s údajmi, ktorý chcete rozdeliť a na záložke Údaje kliknite na tlačidlo Text na stĺpce. Spustí sa sprievodca konvertovaním textu na stĺpce kde v prvom kroku vyberte položku Oddelené a ďalšom označte Iné a vložte ľavú zátvorku. Tlačidlom dokončiť urobíte rozdelenie do dvoch stĺpcov. V prípade, že v názve niektorého článku bola použitá zátvorka viackrát, tak sa vytvorí viac stĺpcov.
Preto bude potrebné urobiť zlúčenie autorov z dvoch rôznych stĺpcov do jedného samostatného. Urobíte to takouto vnorenou funkciou =IF(ISBLANK(C240);B240;C240), ktorá porovnáva či stĺpec C je prázdny (tj. v názve bola jedna ľavá zátvorka) a má vložiť meno autora. Ak nie je C prázdny (v názve boli 2 ľavé zátvorky), tak vloží hodnotu zo stĺpca C. Takto budete mať vo výsledku autorov v jednom stĺpci. Skopírujte ho do samostatného hárku ako hodnoty. Týmto vznikne zdrojová tabuľka pre kontingenčnú tabuľku.
Nad vložený stĺpec dopíšte jeho názov a cez záložku Vložiť vložte kontingenčnú tabuľku. Tá bude obsahovať len jedno pole - mená. Toto pole presuňte do časti Menovky riadkov čo spôsobí zobrazenie autorov. Pole presuňte aj do časti Hodnoty. V tomto prípade, ale zmeňte vo vlastnostiach poľa funkciu na Počet, aby sa zobrazilo koľko krát sa autor v stĺpci opakuje. Ako posledný krok použite zoradenie od najväčšieho počtu po najmenší. Využiť môžete aj možnosti filtrovania. Ja som použil napr. zobrazenie prvých 25% autorov s najväčším počtom článkov. Kontingenčná tabuľka samozrejme umožňuje aj ďalšiu analýzu, prípadne vytvorenie grafov a zostáv.
Cieľom článku nebolo získanie presného výsledku, ale ukážka aké kroky urobiť aby ste získali určitý výsledok z údajov, ktoré ste importovali do Excelu. Samozrejme toto nie je jediný postup a niekto ďalší môže výsledok dosiahnuť aj iným spôsobom. Berte to prosím ako nápad ak by ste niečo podobné potrebovali spracovať. V mojom postupe som nezohľadnil ak mal niekto napr. v názve článku 3 ľavé zátvorky, preto presnosť nie je v tomto prípade na sto percent.
Hádanka na záver. Koľko blogerov je v zozname prvých 25% z hľadiska počtu článkov za obdobie 26.6.2008 až 10.7.2011? Celkový počet položiek z ktorých som vytváral tabuľku je 53492. BlueBoard.cz
