Bežné kopírovanie a prilepovanie textu (Ctrl+V) nezabezpečí, aby sa tento text rozmiestnil na jednotlivé snímky aj s nadpismi. Text sa vždy vloží na jednu snímku ako textové pole a ďalšie úpravy sú potom zbytočne zdĺhavé. V prípade, že máte text k dispozícii vo Worde, môžete to využiť a pomerne jednoducho text dostať do prezentácie.
Najprv ale musím pridať dôležité upozornenie. Používatelia by si nemali zamieňať Word a PowerPoint. Každá aplikácia je určená na niečo iné. Žiaľ občas vidím aj vo veľkých firmách, že pomerne dlhé texty nie sú vo Worde ale v PowerPointe. Týmto sa dosť komplikuje používateľom práca a nie vždy sa dá považovať za efektívnu. Preto je vhodné dobre zvážiť kedy ktorú aplikáciu použiť. PowerPoint, resp. prezentácia ako taká bez ohľadu na to v akom programe je vytvorená by mala obsahovať len hlavné body. Optimálne je zhruba 6 - 8 riadkov na jednej snímke.
Preto aj importovanie z Wordu vyžaduje základnú prípravu dokumentu, ktorý môže vzniknúť tak, že si postupne dopisujete poznámky a informácie, ktoré bude chcieť následne použiť v prezentácii. Alebo to môže byť aj dlhý dokument s nadpismi a podnadpismi, ktoré budú tvoriť samotnú prezentáciu. Dôležité je, aby nadpisy boli formátované štýlmi nadpisov Nadpis 1 až zhruba Nadpis 5. Ďalší postup je potom jednoduchý:
Uložte Word dokument formátovaný štýlmi nadpisov vo formáte DOCX (môže byť aj zopár ďalších textových formátov).
V PowerPointe kliknite na Súbor >> Otvoriť >> Prehľadávať a v zobrazenom okne vyberte typ súboru - Všetky osnovy.
Vyhľadajte uložený DOCX súbor a otvorte ho.
Text sa vloží podľa úrovní nadpisov na jednotlivé snímky. Rozloženie prvej zmeňte na úvodné ak obsahuje názov prezentácie.
Označte všetky snímky a kliknite na páse s nástrojmi Domov na Vynulovať, aby text nebol formátovaný ako vo Worde. Následne môžete upraviť vzhľad prezentácie pomocou Motívu.
Možno Vás napadla myšlienka, že keď medzi formáty osnovy na import patrí aj textový súbor (txt), tak v ňom nie je možné použiť štýly nadpisov. Ako sa potom texty rozmiestnia na jednotlivé snímky? Stačí ak v textovom súbore použijete tabulátor na odsadenie textu. Text bez odsadenia sa použije ako nadpis, text s odsadením bude na snímke v odrážkach. Väčšie odsadenie od okraja bude v PowerPointe nižšia úroveň odrážky. V txt je však jedna nevýhoda, vloží sa úplne všetko. Z docx iba tie texty, ktoré sú formátované ako nadpisy. Bežný text odseku sa nevložil.
Dodržiavate pri vytváraní prezentácii odporúčanie „menej je viac" a nesnažíte sa na snímky vložiť čo najviac informácii?
Uprednostňujete radšej textové snímky alebo text zobrazovaný v rôznych grafických prvkoch?
