MS Excel (tabuľkový kalkulátor) je súčasťou balíka MS Office vo všetkých edíciách a preto je aj dostupnejší oproti MS Access (správa databáz) ktorý je až v edícii Professional. Na správu veľkého množstva údajov je databáza prehľadnejšia ako tabuľka Excel, pretože sa môžete vyhnúť opakujúcim sa údajom. Napr. v zozname rodičov a detí musíte údaje rodiča opakovať pri každom dieťati. V tomto prípade prichádza k veľkému množstvu zbytočne sa opakujúcich údajov , ktoré celý zoznam zväčšujú a prehľadnosť tiež nie je najvhodnejšia. Najlepšie to uvidíte na obrázku.
V databáze sa tomuto javu vyhnete tak, že údaje rozdelíte do dvoch tabuliek (tabuľka rodičov a tabuľka detí) a tie vzájomne prepojíte. Navyše ich môžete využiť aj na iné zoznamy, napr. zoznam detí do rôznych krúžkov už nemusí obsahovať aj všetky údaje o rodičoch, alebo zoznam rodičov (sponzorov školy) nemusí obsahovať údaje o deťoch. V databáze stačí raz vytvoriť požadované pohľady (dotazy) bez zbytočného kopírovania údajov, ktoré by Vás v MS Excel zdržovali. Výhoda je aj to, že keď zmeníte napr. adresu rodiča, tak zmena sa prejaví v celej databáze.Pri vytváraní databázy je dôležité správne navrhnúť tabuľky , ktoré sú základným prvkom databázy a sú v nich uložené údaje. Normalizovaná tabuľka neobsahuje opakujúce sa údaje a preto je vždy tabuliek viac . Napr. tabuľka výrobkov, zákazníkov, objednávok a splátok, ktoré sú vzájomne prepojené pomocou jedinečných identifikátorov, tzv. primárne kľúče sú spojené s cudzími kľúčmi v ďalšej tabuľke.
Ďalšie prvky databázy sú dotazy, ktoré umožňujú zoskupovať, filtrovať ale aj počítať údaje z tabuliek. Z jednej tabuľky rodičov môžete vytvoriť dotaz, ktorý bude obsahovať len poštovú adresu na obálky, ale z tejto tabuľky môžete vytvoriť napr. zoznam nových členov, alebo iný zoznam už neaktívnych členov.
Na prezeranie a pridávanie údajov do tabuliek sa používajú formuláre. Môžete vytvoriť aplikáciu, ktorú bude používať zaučený pracovník bez vyšších znalostí databáz. Sú to objekty s ktorými príde do kontaktu najčastejšie používateľ Vami vytvorenej aplikácie. Podobne sa používajú aj dátové stránky na prezeranie údajov v intranete, ktoré môžete používať v internetovom prehliadači (IE).
Zostavy sú určené na vytlačenie údajov – faktúry, objednávky, obálky atď.
Makrá a moduly slúžia na automatizáciu aplikácie a pracujú s nimi hlavne vývojári.
Tento článok je veľmi stručný a základný pohľad na MS Access, ktorý je pre malé firmy ideálnym riešením na správu veľkého množstva údajov, pretože nie vždy komerčné aplikácie vyhovujú na špecifické požiadavky firmy.
