Malá firma bežne funguje cez klasické sieťové priečinky a nemá potrebu čokoľvek meniť. Väčšia organizácia intranet využíva aspoň v minimálnom rozsahu. Často je to na zákazku vytvorená webová stránka, ktorá obsahuje firemné informácie, diskusiu a pravdepodobne aj nejaké uložené súbory, najčastejšie rôzne šablóny a vzory. Vo veľkých firmách je riešenie postavené na vlastných serveroch medzi ktoré patrí aj SharePoint server 2010/2007. Tento je možné prispôsobiť či už vzhľadom prostredia webu, alebo doplnkovými aplikáciami.
Pri malých firmách je ale situácia komplikovanejšia. Dostal som napr. otázku od majiteľa malej firmy s 20 počítačmi, aký význam má pre jeho firmu SharePoint Services? Veď má klasické priečinky s nastavenými prístupovými právami aby sa každý zamestnanec dostal len tam kde môže. Pritom technológiu má nainštalovanú a pripravenú na používanie v rámci SBS 2003 servera, o pár týždňov bude mať SBS 2011. Argumenty o výhodách sa mu nezdali zaujímavé.
Ani to, že všetky informácie má vždy dostupné aj z lokality mimo firmu. Prepojenie s MS Office, ktoré má tiež zakúpené ho nezaujímalo. Možnosti vytvárania pracovných priestorov, verzií dokumentov, možnosť rezervovania dokumentov pre používateľov tiež nevyzerala zaujímavo. Ďalšie výhody ukladania v databáze, vyhľadávania informácii a používania už nemalo ani význam vysvetľovať.
Len na ilustráciu čo všetko je dostupné ak prejde na SBS 2011 a SharePoint Foundation 2010. Môže ukladať súbory, nastavovať prístupové práva, spravovať verzie, rezervovať súbory a pri vyššej edícii SharePoint 2010 aj upravovať súbory pomocou Office Web Apps, využívať nástroje BI, workflow a ďalšie. Okrem toho môžu mať zamestnanci vlastné stránky a interné blogy. Wiki stránky s informáciami tiež nie sú na škodu. Vytváranie rôznych knižníc a zoznamov, ktoré je možné dopĺňať priamo cez webový prehliadač je na tímovú spoluprácu zaujímavé. Vo väčšine prípadov existuje možnosť e-mailovej notifikácie na zmeny, takže o všetkých dôležitých zmenách bude mať prehľad.
Takto to robí iný majiteľ firmy, ktorý predáva náhradné súčiastky. Vytvoril som im zoznam ohľadom dopytov na náhradné diely a keď zavolá zákazník, tak pracovník informáciu zapíše do zoznamu. Iný pracovník overí v sklade, či je súčiastka dostupná a doplní zoznam o cenu. Spätný kontakt zákazníka je vybavený s informáciami, ktoré pracovníci doplnili. No a raz za deň, majiteľ dostane súhrnný e-mail o všetkom čo sa na companywebe udialo. To je interný názov webu SharePoint na SBS serveri.
Okrem toho som im vytvoril kalendár dovoleniek, kde si zamestnanci značia kedy požadujú dovolenku. Ak je na konkrétny deň zapísaných niekoľko ďalších kolegov, tak vedia, že to ani nemá význam a napíšu sa na iný deň. Prípadne oslovia iného kolegu so žiadosťou o výmenu termínu. Podobne majú kalendár aj na pravidelné aktivity v rámci firmy. Takto si ho môžu prezrieť všetci a prípadne tam doplniť aktivitu. Tento jednoduchý systém majiteľa nestál žiadne dodatočné náklady na technológiu, ktorú má dostupnú na SBS 2008 (okrem môjho času kým som to vytvoril). Očakávam, že postupom času sa k týmto jednoduchým veciam pridajú aj ďalšie, ale vyžaduje to ešte veľa vysvetľovania a názorných ukážok.
Celý problém vidím v tom, že prvý majiteľ nie je počítačový človek a učiť sa nové spôsoby používania informačných technológii a tímovej spolupráce boli pre neho zásadným problémom, ktorý spomenul len okrajom. Druhý majiteľ tiež nie je počítačový človek, ale aspoň to vyskúšal a zamestnanci si na to zvykli a v tíme to používajú.
Aké máte skúsenosti s prechodom na nové technológie a spôsoby tímovej spolupráce Vy?
Používate technológiu SharePoint? BlueBoard.cz
