Čo je Office 365 a ako ho môže firma využívať? Je to on-line riešenie známych Microsoft serverov ako je Exchange, SharePoint, Lync a ďalších služieb od Office WebApps až po klientsku verziu Office 2013 dostupnú na stiahnutie a nainštalovanie. Aby firma mohla službu 365 používať potrebuje hlavne prístup na internet. Využívať môže samozrejme aj svoje Windows servery a synchronizovať Active Directory do Cloudu. Rovnako môže mať aj svoj Exchange server a s cloudom vytvoriť hybridný režim. Toto však neznižuje náklady na vlastné HW/SW vybavenie. Malá firma, ktorá mala doteraz SBS server a inovuje IT, môže využívať svoj nový Windows 2012 server s AD, tlačové služby, WSUS, prípadné lokálne ukladanie niektorých súborov a z Office 365 využije Exchange, SharePoint, Lync a ďalšie (podľa zvoleného plánu).
Po prihlásení sa správcu k webovému rozhraniu na správu Office 365, ktoré je v aktuálnom minimálnom dizajne sa zobrazí Dashboard s informáciou o stave služby a vľavo sú odkazy na konfiguráciu a správu. V hornej časti sú odkazy na webový Outlook, kalendár, kontakty, SharePoint a pod. Administrátor môže realizovať úkony a konfiguráciu, ktoré pozná z Microsoft serverov. Najčastejšie úlohy sú v odkazoch vpravo - resetovanie hesla používateľa, pridanie nového, stiahnutie SW a prístup k návodom a postupom. Nastavenie napr. Exchange serveru je možné robiť cez webové rozhranie alebo pomocou konzoly, tak ako keby mal server vo vlastnej infraštruktúre. Veľmi zaujímavé sú reporty využívania služby, kde je pekne graficky vidieť aktivita schránok, pravidiel, antispamovej kontroly, zobrazenie top príjemcov a iné štatistiky využitia.
Výhoda Office 365 je aj v tom, že je prepojený s klientskym Office a ukladanie súborov sa dá robiť priamo na SharePoint - na výber je SkyDrive a Sites rozdelené na Public a Team. Pri používaní SharePoint a Access môžu používatelia pomerne jednoducho vytvárať webové aplikácie. Využiť sa dajú už hotové, dostupné z úvodnej obrazovky Access, napr. kontakty, úlohy a pod. Následne do takejto databázy môžu používatelia pridávať údaje aj mimo firmy po prihlásení sa k webovému rozhraniu oblaku 365.
V Outlooku sa využívajú výhody Exchange serveru na tímovú prácu - zdieľanie kalendárov, miestností a zdrojov, delegovanie, asistent mimo kanceláriu a pod. Služba na ochranu dokumentov a emailov Rights management je tiež veľmi zaujímavá, ale v malých a stredných firmách v mojom okolí sa aktuálne nepoužíva kvôli potrebnej infraštruktúre. Pri prechode na 365 už nič nebude brániť využívať aj takúto ochranu súborov. V Office 365 je konfigurácia pomerne jednoduchá. Následne sa dajú priamo z Office aplikácii nastavovať práva k súborom a e‑mailom, ktoré sa napr. môžu nastaviť aj tak, že sa nedajú poslať ďalej. Súbory môžu mať nastavenú platnosť a zakázané tlačenie alebo kopírovanie textu. Otvoriť sa dajú až po overení serverom.
Na rýchle správy je vhodný Lync , ktorý malé firmy v rámci SBS serveru nemali dostupný. Okrem správ sa dá využívať na telefonovanie na bežné čísla a telefonické konferencie. Na rozšírenú prácu s Office je dostupný aj Office store, ktorý obsahuje rôzne doplnkové aplikácie, napr. slovníky, encyklopédiu, mapy a pod. Prezerať sa dá cez webové rozhranie 365 alebo po prihlásení pristupovať priamo z Office aplikácie.
Slovo na záver
Office 365 je veľmi zaujímavé riešenie aj keď na Slovensku zatiaľ ešte nedozrel čas, aby sa majitelia hlavne malých a stredných firiem stotožnili s ukladaním svojich súborov mimo firmu do oblaku. Ďalšia dôležitá vec je využívanie všetkých možností, ktoré 365 zákazníkovi ponúka. Lebo ak napr. zamestnanci nebudú používať kalendáre v Outlooku a budú si termíny zapisovať do papierového kalendára, tak to boli pre firmu zbytočne vyhodené peniaze. V takýchto prípadoch je predpoklad, že zamestnanci nebudú požívať ani ďalšie vychytávky na tímovú prácu. Preto je veľmi dôležité ukázať výhody riešenia Office 365 a naučiť ho používať všetkých zamestnancov, aby to malo praktický a ekonomický význam pre všetkých.
Plánujete používať na firemné účely Cloud a ukladať tam súbory?
