Aby to celé fungovalo je potrebné mať správne naformátované a hlavne pomenované tabuľky. Predstavte si situáciu, že chcete spojiť dve tabuľky kde v jednej sú identifikačné čísla zamestnancov (ID) a ich mená s priezviskami. V druhej tabuľke sú tiež identifikačné čísla zamestnancov (ID) a pracovné funkcie. Potrebujete vytvoriť jednu tabuľku kde bude ID zamestnanca, meno s priezviskom a funkcia. Ešte musím dodať, že osobne by som to robil v MS Access, ale nie každý ho má k dispozícii, preto popíšem postup v MS Excel a MS Query. Najprv je potrebné pomenovať tabuľky . Urobíte to tak, že ich celé označíte vrátane názvov stĺpcov a v poli názvov zadáte meno tejto oblasti. Pole názvov nájdete na začiatku vzorcového panela.
Potom treba spustiť MS Query. Nájdete ho na záložke Údaje tlačidlo Z iných zdrojov a tam položka Z programu Microsoft Query .
Po kliknutí sa zobrazí okno, kde vyberáte databázový zdroj údajov. Ten môže byť napr. v Access, dBase, Excel a iné. Vyberiete Excel files a kliknete na OK. Zobrazí sa okno, na výber súboru ktorý chcete použiť na spojenie údajov. Dôležité je aby ste to robili v súbore kde máte jednu z tých dvoch tabuliek. Po vybratí a kliknutí na OK sa zobrazí okno na výber stĺpcov z pomenovaných oblastí. Šipkou pridáte požadované stĺpce do okna vpravo Stĺpce v dotaze.
Kliknutím na Ďalší môžete nastaviť filtrovanie údajov a v ďalšom kroku zoraďovanie. V poslednom kroku máte na výber či chcete vrátiť údaje do Excelu, alebo upraviť v MS Query. Vyberte Zobraziť alebo upraviť v Query. Následne sa zobrazí okno na úpravu dotazu. Používatelia MS Access poznajú podobné zobrazenie z dotazov .
Ak chcete pridať ďalšiu tabuľku, tak kliknite v ponuke Tabuľka na príkaz Pridať tabuľky a v dolnom rozbaľovacom zozname ju vyberte. Je vhodné aby tabuľky boli v rovnakom priečinku. V hornej časti okna sa zobrazia všetky pomenované oblasti z vybraného zošita. Vyberte tú ktorú potrebujete a kliknite na Pridať. Týmto sa zobrazí druhá tabuľka a v ukážke sa výrazne zväčší počet riadkov. Aby ste sa tomuto vyhli, pretože to nie je celkom to čo požadujete je potrebné vytvoriť medzi oboma tabuľkami vzťah založený na identifikačnom čísle ID. Myšou presuňte ID z jednej tabuľky na ID v druhej tabuľke. Vytvoríte spojnicu a tým sa zobrazí skutočný počet riadkov. Potom môžete dvojklikom pridať požadované polia (stĺpce), príp. označený stĺpec odstrániť stlačením Delete. Môžete samozrejme robiť aj také úpravy ako v dotazoch MS Access, medzi ktoré patria napr. kritéria, ale aj typ spojenia (dvojklik na spojnicu). Ak chcete údaje zobraziť v Excel tabuľke, tak je potrebné ešte v ponuke Súbor kliknúť na príkaz Vrátiť údaje do programu MS Excel. Predtým ale odporúčam dotaz uložiť, aby ste sa k nemu mohli bez problémov vrátiť. Uložíte ho v ponuke Súbor > Uložiť ako (sú to buď súbory *.dqy, *.qry). Pri vkladaní údajov do Excelu sa ešte zobrazí okno Import údajov v ktorom vyberáte kde má začínať vaša nová spojená tabuľka. Môžete vybrať aj kontingenčnú tabuľku, alebo graf.
Po dokončení bude nová tabuľka formátovaná ako tabuľka s automatickými filtrami. Pozor na to, keď urobíte zmenu v novej tabuľke nebude trvalá. Je to prepojená tabuľka a tlačidlom Obnoviť na záložke Údaje sa zmení späť podľa zdrojových tabuliek. Znamená to, že ak chcete opraviť preklep, tak je potrebné urobiť to v zdrojových tabuľkách, alebo novú tabuľku skopírovať ako hodnoty do nového zošita aby nebolo dostupné prepojenie .
Tento postup je len úvodnou informáciu k tomu ako používať MS Query a reakciou na otázky ktoré občas na školení dostanem. ;-)
