V základe je Visio nástroj na kreslenie technických, obchodných, plánovacích a ďalších výkresov. Využívať môžete jednoduché samostatné obrazce, ale v pokročilých funkciách je možné obrazce prepojiť s údajmi z rôznych tabuliek a tým získať výkres z aktuálnych údajov. Prepojenie sa dá urobiť napr. z tabuľky Excelu, Accessu, ale aj z SQL serveru a iných zdrojov. Záleží len na tom aký výkres idete robiť a kde máte uložené údaje. Takto môžete pomerne jednoducho vytvoriť aj organizačnú schému.Vzorové diagramy nájdete po kliknutí na záložku Súbor > Nový a v dolnej časti pod názvom Iné spôsoby ako začať kliknite na tlačidlo Vzorové diagramy. Dostupných je 5 s rôznym zameraním. Vpravo je základný popis a tlačidlo na vytvorenie výkresu.
Nad ním je tlačidlo Otvoriť zdrojové údaje, ktoré zobrazí tabuľku zo štandardného umiestnenia C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14\visio content\1051\ (pre 64 bit Windows). Treba si pozrieť jej štruktúru, aby ste vedeli pripraviť vlastný zdroj údajov. Po vytvorení výkresu sa tabuľkové údaje zobrazujú v dolnej časti. Napr. pri výkrese správa IT prostriedkov sú obrazce prepojené s detailmi a hypertextovým odkazom sa zobrazuje ďalší výkres, kde sú detailnejšie rozkreslené položky.
Rôzne šablóny a vzorové diagramy sú vhodnou pomôckou hlavne v začiatkoch používania aplikácie (týka sa to aj iných ako je Visio). Tieto sú dostupné buď priamo u výrobcu, alebo na stránkach dodávateľov šablón a obrazcov.
