V prvom kroku si musíme rozmyslieť čo bude náš systém robiť. Budeme chcieť evidovať obchodných partnerov, vystavovať im faktúry a kontrolovať prípadných neplatičov. Aby toto fungovalo musíme vytvoriť niekoľko tabuliek, ktoré sú základným prvkom databázy, tieto tabuľky potom vzájomne spojíme.
Prvá tabuľka (T_Firmy) bude obsahovať údaje o obchodných partneroch (adresa, telefón, IČO, atd.), druhá (T_Faktura) bude hlavička faktúry (číslo fa, dátum vystavenia, splatnosti, atd.), tretia (T_Faktura_Telo) bude obsahovať údaje z tela faktúry (položka, počet kusov, cena za kus, atd.) a posledná (T_Neplatic) by mohla obsahovať zoznam neplatičov (čierna listina). Mohli by sme pridať ešte jednu pomocnú tabuľku (T_Vlastne_Udaje), ktorá by mala jeden záznam s identifikáciou našej firmy (názov, adresa, tel, IČO, atd.). Ak by sa napr. zmenila adresa firmy, aby sme nemuseli ručne upravovať všetky tlačové zostavy s novou adresou. Bude stačiť jeden krát upraviť údaje v tabuľke a zmeny sa vykonajú v celej databáze. Odporúčam najprv si nakresliť na papier návrh, aby ste to videli prehľadnejšie a až potom sa pustite do práce v aplikácii. Vhodné je napísať si názvy tabuliek, názvy polí a určiť, ktoré bude primárnym kľúčom a ktoré cudzím kľúčom. Tieto „kľúče“ potom vzájomne prepojíme. Primárny kľúč nesmie mať duplicitnú hodnotu – v našom prípade to bude číslo faktúry v tabuľke T_Faktura, cudzí kľúč bude tiež číslo faktúry, ale v tabuľke T_Faktura_Telo. Táto hodnota sa môže opakovať, nakoľko jedna faktúra môže obsahovať viac položiek . Primárne kľúče budú aj ID_Firmy (cudzí kľúč bude zakaznik) a ID_Rozpisu. Návrh by mohol vyzerať ako na obrázku. Červené a zelené spojnice ukazujú, ktoré polia sa budú spájať.
Po vytvorení návrhu si to vždy ešte prezriem a väčšinou prídem na drobné nápady, ktoré následne doplním (napr. v tomto prípade som dodatočne dopĺňal polia IČO, DIČ, ...). Po takýchto úpravách sa môžeme pripraviť na prácu v MS Office Access, ktorý je súčasťou MS Office 2003 Professional. Postup vytvárania tabuliek si ukážeme až v ďalšej časti tohto jednoduchého návodu (o týždeň?), ktorý nemá za cieľ naučiť Vás vytvárať „rozsiahle“ aplikácie, ale ukázať Vám na veľmi jednoduchom príklade využitie tohto programu. Pre všetkých, ktorí chcú absolvovať certifikáciu ECDL bude dúfam tiež prínosom pri praktickom štúdiu.
