Prvý spôsob, ktorý osobne používam vždy, je v návrhovom zobrazení. Ďalšie sú pomocou sprievodcu, vložením údajov, zobrazením dátového listu, alebo prepojenie tabuľky, príp. import tabuľky. Access pozná dve hlavné zobrazenia tabuliek – návrhové a dátového listu. Návrhové slúži na vytvorenie štruktúry tabuľky, dátový list zobrazuje údaje z tabuľky. Existujú ešte zobrazenia kontingenčnej tabuľky a grafu. Pred samotným vytváraním tabuliek musíme najprv spustiť Access ;-) a vytvoriť na disku PC databázový súbor ( faktury.mdb ). Po tomto úkone sa zobrazí okno databázy (obr.1), v ktorom budeme postupne pracovať a vytvárať objekty. Ľavá časť okna obsahuje objekty (tabuľky, dotazy, formuláre, atď.), horná časť tlačítka na otvorenie, návrh, vytvorenie novej tab., odstránenie a zmenu zobrazenia konkrétnych objektov (veľké ikony, malé, podrobnosti, ...). V samotnom okne sú aj 3 položky na vytvorenie tabuľky a budú tam aj konkrétne tabuľky (T_Firmy, T_Faktura, ...)
Vytvorme tabuľku T_Firmy v návrhovom zobrazení. Dvojklikom na „Vytvoriť tabuľku v návrhovom zobrazení“ sa otvorí okno, ktoré je rozdelené na dve hlavné časti – zoznam polí v hornej časti a vlastnosti poľa v dolnej časti. Pole v tabuľke je vlastne stĺpec (napr. názov, adresa, tel, ...), riadok je záznam (napr. Jožko Mrkvička Ltd., Hlavná 10, Bratislava, ...).V návrhovom zobrazení vpíšeme pod seba do stĺpca Názov poľa postupne názvy našich polí (stĺpcov) podľa návrhu. Každé pole musí mať aj svoj dátový typ podľa toho aké hodnoty tam budeme vpisovať (napr. text, číslo, dátum, mena atd.) a môžeme nastaviť aj vlastnosti každého poľa (napr. počet znakov, koľko sa dá vpísať, formát čísla, meny, titulok poľa, duplicitu a pod.). Väčšinu z týchto možností vyberáte z rozbaľovacích zoznamov. Tiež si môžete doplniť aj popis k jednotlivým poliam , aby ste sa v tom spätne vyznali. Detaily o jednotlivých položkách sú popísane v pravej dolnej časti okna (modrým písmom), alebo priamo v pomocníkovi programu.
Odporúčam vo vlastnostiach poľa napísať aj Titulok, ktorý sa potom bude zobrazovať aj v ďalších objektoch, ktoré na základe tabuľky vytvoríme. Keď ste vypísali všetky potrebné názvy, bude treba k poľu ID_firmy pridať primárny kľuč. To urobíte tak, že kliknete do požadovaného poľa a na paneli nástrojov kliknete na tlačítko s malým kľúčikom. To, že pole je primárnym kľúčom vidíte vľavo od názvu poľa – je tam malý kľúčik ;-). Kliknutím na tlačítko Uložiť sa zobrazí okno, do ktorého vpíšete názov tabuľky. Pri každej zmene v návrhu tabuľky Vás systém vyzve na uloženie zmien. Rovnakým spôsobom vytvorte podľa návrhu aj tabuľky T_Faktura a T_Faktura_Telo. V T_Faktura dávajte pozor, aby pole zákazník malo správny dátový typ – číslo, pretože pri vytváraní relácii medzi tabuľkami nie je možné spojiť polia s rôznym dátovým typom. To znamená, že nemôžte spojiť číslo s textom, ale len číslo s číslom. V T_Faktura_Telo budeme spájať číselný typ id_faktury.Po vytvorení troch hlavných tabuliek môžeme vytvoriť aj relácie. Kliknutím na tlačítko relácie (alebo Nástroje - Relacie), sa zobrazí okno v ktorom treba vybrať všetky tri tabuľky a pridať ich do okna relácii. Spojenie vytvoríme tak, že z tabuľky T_Firmy myšou presunieme pole ID_firmy na pole zakaznik v tabuľke T_Faktura . Okno „ Upraviť relácie“, ktoré sa zobrazí by malo v spodnej časti obsahovať informáciu o type relácie. Malo by tam byť 1:N , ak je tam niečo iné (M:N, 1:1, Neurčitá), tak ste napr. niekde nevytvorili primárny kľuč, alebo spájate iné polia. V okne „ Upraviť relácie“ môžete zakliknúť aj referenčnú integritu. Kliknutím na OK okno zatvoríte. Celé okno relácii tiež zatvorte a po výzve uložte zmeny.
Teraz môžete vyskúšať vpísať cvičné údaje, aby ste preverili či je všetko v poriadku. Dvojklikom otvorte T_Firmy v zobrazení dátového listu a vpíšte údaje nejakej firmy. Z poľa do poľa sa presúvajte klávesom tabulátor. Aby sa záznam zapísal do databázy presuňte sa tabulátorom až do nového riadku. Dopísať údaje o hlavičke faktúry môžete tak, že kliknete na malé znamienko plus na začiatku záznamu a otvorí sa vnorený dátový list (T_Faktura) a ďalej môžete dopísať položky faktúry v ďalšom vnorenom dátovom liste (T_Faktura_Telo). Ak je Váš výsledok podobný ako na obrázku, tak ste pravdepodobne postupovali správne ;-).
Možno sa ešte pýtate, prečo sme nevytvorili pole „Cena celkom“. Tabuľky v Accesse nevedia počítať a preto túto položku vytvoríme až na budúce v dotaze takýmto vzorcom <<spolu: [cena]*[pocet]>>. Dúfam, že sa Vám podarí podľa tohto postupu vytvoriť tabuľky, aby sme mohli v ďalšej časti začať vytvárať dotazy s výpočtami.
PS: Prosím ešte všetkých databázových profesionálov, aby mi v diskusii nenadávali za laický prístup k veci a radšej doplnili informácie na ktoré som zabudol ;-) Celý článok je určený pre bežných ľudí, ktorí doteraz s Accessom a databázami nič nerobili a neplánujú databázovú kariéru. ;-)
