Celé to funguje tak, že Outlook ukladá všetko (kalendár, úlohy, poznámky, poštu, odstránené položky, ...) do jedného súboru napr. outlook.pst ak nepoužívate účet serveru Exchange. Ale ani po trvalom odstránení správ sa veľkosť *.pst súboru nezmenší a preto je vhodné urobiť komprimáciu tohto dátového súboru.Stačí kliknúť v ponuke Súbor na Správa dátových súborov a zobrazí sa okno Dátové súbory aplikácie Outlook, kde je zoznam použitých pst súborov vo Vašom Outlooku. Môže tam byť okrem osobných priečinkov aj archív, schránka Hotmail, ale aj databáza Business Contact Manager.
Kliknutím na požadovaný súbor ho označte a tlačidlom Nastavenie zobrazíte okno, ktoré obsahuje všeobecné informácie o pst súbore. Komprimáciu spustíte tlačidlom Komprimovať a celý priebeh tejto operácie (môže trvať aj niekoľko minút) bude zobrazený v malom dialógovom okne len informáciou „ Prebieha komprimácia. “ Po skončení stačí zavrieť zobrazené dialógové okná a komprimácia je hotová.
Umiestnenie pst súborov je v C:\Documents and Settings\<<používateľ>>\Data aplikací\Microsoft\Outlook. Prvý obrázok je pred komprimáciou.
Po komprimácii je veľkosť outlook.pst menšia.
Súbor pst má výhodu v tom, že môžete mať na jednom mieste zálohované všetky informácie z Outlooku. Po prípadnej havárii systému stačí tento súbor obnoviť a všetky informácie (pošta, kalendár, úlohy, ...) budete mať na pôvodnom mieste. Tento postup je možné použiť aj na distribúciu informácii, napr. obchodných kontaktov pre nového kolegu.
