Ako sa mi pracuje v kancelárií – v Taliansku

Aké to teda je pracovať v pravej talianskej kancelárií niekde v strede Talianska? Presne ako z paródie, len je to naživo. Za všetko hovorí dnešná príhoda. Zavolal si ma majiteľ firmy - vraj, keď som taká šikovná (v preklade – jediná ktorej to môžem zavesiť na krk), má pre mňa jednu špeciálnu úlohu. Či by som sa mu mohla pozrieť na faktúry a skontrolovať či nám naši klienti zaplatili všetko čo mali. Nakoľko mám z časti na starosti aj faktúry, tak mi to neprišlo divné. Iba som sa počudovala, že naša účtovníčka nemá žiaden systém kontroly platieb. Ale zas jeden mesiac....to mám rýchlo hotové. Mrknem sa na to a môžem sa vrátiť k mojej práci, vravím si. Takže som prikývla. Nato sa na mňa usmial a dodal - od konca roku 2002. Pre úplnosť informácií, po polke faktúr sa zľahla zem. Veď načo skladovať všetky, keď stačí iba každú druhú. Za rok 2004 som našla iba júnové a júlové. Asi im to ako reprezentačná vzorka za ten rok stačí. Daňový doklad hore dole. Keď som sa obrátila na účtovníčku s tým, že snáď ona bude vedieť kde hľadať, tá iba flegmaticky mykla plecami s tým, že niekde už len tie faktúry hádam (!) nájdeme - a pokojne sa vrátila k svojej práci. Takže, ak dovolíte, predstavím vám ako to funguje v bežnej Talianskej kancelárií (konkrétne moje účtovné a ekonomické oddelenie). Prvá vec na ktorú musíte ešte pred vstupom zabudnúť sú spinky, zošívačky a iné pomôcky držiace papiere pohromade. Tu funguje jednoduché pravidlo – načo zopínať, spinovať či inak spájať dokumenty, keď ono je to vlastne veľká zábava potom hľadať tie stratené stránky faktúr a výpisov. Druhú vec, ktorú budete hľadať márne sú šanóny. Po mojom príchode sa už sem tam nejaké objavili. Ale istí kolegovia sa stále držia pravidla, že aj tak najväčšia sranda, je narvať 400 – 500 strán „na voľno“ do papierového obalu (prípadne jednej A4 zloženej napoly). A ešte tu platí jednoduché pravidlo. Čím dôležitejšie dokumenty, tím ľahšie zničiteľný, horšie fungujúci obal. Tiež tu celé účtovné oddelenie hrá hru na schovávačku - my verzus faktúry. To len môj príchod a dupkom postavené vlasy spôsobili, že zohavujem všetky faktúry registračným číslom (predtým evidencia došlých faktúr bol pojem neznámy). Faktúry pred mojim príchodom sú krásne čisté a nepošpinené. Všetci ich mali natoľko v úcte, že ani pero ani žiadna pečiatka na ne radšej nesiahla. Chápete správne, že akýkoľvek dokument nájsť rovná sa majstrovský výkon. Ale nemyslite si, že to naša firma je jediná. Síce je jediná v ktorej pracujem. Ale keď sa dívam na výplod iných firiem (a ich faktúry) mám slušnú predstavu. Mojím osobným favoritom sú firmy, ktoré mi posielajú faktúry na neštandartnom papieri. Čosi ako A4 s nadváhou. Preteká mi to cez obal. Do Euroobalu to nestrčím bez ujmy na dĺžke. Ani kopírka si s tým neporadí. Proste A4 extra formát. Hneď druhé miesto môjho osobného rebríčka majú firmy, ktoré vyvinuli inovačné a progresívne poradie strán faktúr. Dodnes mi nie je úplne jasné či ide o nejaký tajný kód. Osobne si myslím, že je to test kreativity a flexibility, ktorý tu medzi sebou firmy hrajú. Ako inak si vysvetliť faktúry, ktoré síce sú zopnuté spinkou, ale v poradí strán – 5, 2, 3, 1 a nakoniec strana č. 4. Bonusom potom sú faktúry, kde sa isté stránky opakujú. Ale nie všetky, aby toho nebolo zas priveľa. Keď už sa nejaká firma odhodlá použiť zošívačku a spojiť tým kusom kovu tých pár listov, prečo aj túto hru nepriviesť k dokonalosti? Tretie miesto môjho osobného rebríčka majú práve takéto firmy. Firmy, ktoré v duchu – Keď stačí jedna obálka na dve faktúry, postačí aj jedna spinka, mi zopnú aj dve faktúry spolu. Milujem to! A keď už spomínam obálkovú teóriu, myslím, že okolo obálok sa bude točiť ešte jeden typ hry, ktorou sa tu bavia naši dodávatelia. Tí presne vedia ako mi zdvihnúť adrenalín a ako ma podržať vo vare. To sú firmy hrajúce hru – počkáme ešte, obálka nie je úplne plná. Inak si neviem vysvetliť prečo mi niekto pošle skutočne vo švíkoch praskajúcu obálku, ktorú otvorím v polke júna a objavím si faktúry z apríla a mája (mesiace, ktoré som už dávno a načas uzavrela v systéme). Občas sa pýtam, či je aj taký dodávateľ, čo sa ešte neozval a čaká na Vianoce. Pri Talianoch človek nikdy nevie. Mimochodom na vrchol blaha ma dnes vyniesol aj náš mobilný operátor, ktorý si spomenul, že má na stole neposlanú (a logicky nezaplatenú) faktúru. Tak mi ju urýchlene poslal. Dátum splatnosti? 22. Február 2006. Nie že by sa ale už unúval písať sprievodný list. Veď času je málo.Je ešte jedna vec, čím vás Taliani dovedú k vrcholu blaženosti. Všetky dokumenty v Taliansku (aj tie vládne, nie len faktúry), aby boli platné, musia byť vyplnené čiernym perom. Verte mi, to skutočne pomáha rozohnať originál od fotokópie. Keď už spomínam tie faktúry, hitom je tiež umiestniť dôležité informácie typu – splatnosť, dátum faktúry, jej číslo a pod. – do stredu textu, na druhú stranu a na iné nepredvídateľné miesta. Asi si chcú byť istí, že venujete textu dostatočnú pozornosť. Pri niekoľkých stovkách faktúr, tento prístup skutočne oceníte. Iným športovým výkonom hodným majstra je tunajšie zaokrúhľovanie. O Talianoch je známe, že nemajú radi drobné centy a radi veci zaokrúhlia. Takže toto v praxi znamená, že keď sa na faktúre objaví suma alebo (v ešte lepších prípadoch) DPHčka ktorá končí „škaredo“ – napríklad 11,94 EURO, no tak to zmeníme na 12,00 EURO. Prečo? Lebo sa nám to nepáčilo. Že DPHčka sa počíta z percent a že mi ta celá faktúra už nemusí sedieť? Ale aha ako pekne to teraz vyzerá, no nie je to krajšie? Tak teda... A ako sa mi pracuje? Nuž, úsmevne. Na to, že veci nemajú hlavu, pätu a systém si človek zvykne. Aj na pravidelné výkriky kolegov- „aha túto faktúru/ objednávku/ dokument som hľadal minulý mesiac/leto/rok...!“Zvykla som si aj na to, že keď pracne vyrobím zoznam chýbajúcich faktúr, tak ten chudáčik papier nasledujúc príklad tých faktúr sa stratí. Už sa iba usmejem, keď kolegyňa príde a spýta sa či nemám kópiu toho zoznamu, lebo „akosi ho nevie nájsť“. „Ako tie faktúry“ pomyslím si a urobím jej fotokópiu môjho zoznamu - už si totiž robím všetky zoznamy dvakrát. Prvý pre firmu a druhý pre firmu, až zas nebudú schopný ten prvý nájsť. Asi sa pýtate ako je to možné. Neviem. Viem len, že aj keď dám veci do poriadku, talianske umenie chaosu a ich prirodzený talent skomplikovať aj to najjednoduchšie, na seba nedá dlho čakať. Nedávno som vytvorila šanón so všetkými faktúrami od dodávateľov z tohto roku. S číslami a zoznamom. Ako som tak nejakú faktúru hľadala, zistila som, že zopár faktúr (jediný originál ktorý naša firma vlastní) chýba. Keď som si poutierala studený pot čo ma oblial, vydala som sa na pátraciu misiu. A čo sa stalo? Kolega (inak náš riaditeľ) išiel do dodávateľskej firmy niečo vybaviť. A prišlo mu vhodné zobrať zo sebou všetky faktúry danej firmy z tohto roku (originály – daňové doklady, podotýkam). Škoda len, že medzi časom zabudol, kde tie originály nechal. Na moju (s)prostú otázku prečo si neurobil fotokópie a nenechal mi tu tie origináli? Sa zamyslel a povedal – „Vidíš, máš pravdu, to som mohol“. A spokojne odišiel k svojmu stolu. Asi to tak bolo lepšie, lebo zo samej lásky by som ho mohla ubiť tým šanónom, ktorý ošklbal o pár faktúr. A že kam potom miznú všetky faktúry. Na druhej strane všetko čo títo patlali zbabrú, zbabrú s obrovským šarmom a detsky nevinnými očami, ktoré hovoria - veď sa nič veľké nedeje, čo sa hneváš. A čo má potom človek s nimi robiť? Osobne si myslím, že raz sa buď odsťahujem, alebo ich budem milovať ešte viac.