Áno, už je tu doba, keď človek nie je viazaný na škatuľu pod stolom, dokonca ani notebook nemusí mať so sebou. Ak máte svoje dokumenty na webe, dostanete sa k nim nezávisle od toho, za ktorým počítačom sedíte, nezáleží na operačnom systéme. A Microsoft Office tiež nie je nevyhnutnosťou, dá sa to aj bez neho.
Spoločnosť Google neponúka len svetoznámy vyhľadávač, portfólio jej služieb je ďaleko rozsiahlejšie. A k tým najzaujímavejším určite patrí kancelársky balík Google Docs (v slovenskej verzii Dokumenty Google).
O čo ide? Určite každý pozná balík Microsoft Office, do ktorého patria notoricky známe aplikácie Word, Excel, PowerPoint. Mnohí poznajú bezplatnú alternatívu OpenOffice.org alebo aplikácie vyvinuté linuxovou komunitou. Ale to sú všetko aplikácie, ktoré je potrebné mať nainštalované v počítači - hoci Microsoft sa v poslednej dobe veľmi snaží online konkurenciu dobehnúť.
Google Docs je online kancelársky balík obsahujúci textový editor, tabuľkový procesor, program na tvorbu prezentácií, kresliaci program a program na tvorbu formulárov. Všetko je to prepojené s ďalšími službami Google, takže vytvorený dokument môžete jednoducho poslať e-mailom cez Gmail alebo ho zverejniť na svojej webovej stránke.
Ale pekne poporiadku.
Ak sa uspokojíte so základnou ponukou Google Docs bez doplnových služieb (vhodných najmä pre väčšie firmy), máte to zdarma. Jedinou podmienkou je registrácia Google konta. Môžete si vytvoriť Gmailovú adresu, ale nie je to podmienkou, môžete si zaregistrovať akýkoľvek platný e-mail.
Začíname
Prvý krok máme za sebou, môžeme začať pracovať. Ako všade, aj tu si môžete vytvoriť nový dokument úplne od začiatku. Ale ak už nejaké dokumenty máte, môžete si ich naimportovať (cez tlačidlo "Odovzdať"). Ak ste zvyknutý (-á) na metódu "drag and drop" (vtiahnutie súborov do okna myšou), pozná ju aj Google. Bezplatne máte k dispozícii priestor 1 GB, ale pozor: do tohto limitu sa nepočítajú dokumenty vo formáte Google Docs. Ak si teda svoje importované dokumenty prekonvertujete do formátu Google Docs, stále vám zostáva voľný 1 GB. Prekonvertovať si môžete súbory vo formátoch Microsoftu .DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX, .PPT, .PPS, ale aj ďalšie bežné formáty - .ODT, .ODS, .SXW, .RTF, .TXT, .CSV, .HTM, .HTML, .WMF. Môžete takisto využiť rozoznávanie textu z obrázkov .JPG, .GIF, .PNG alebo zo známeho formátu .PDF. Sú tu isté obmedzenia, textové dokumenty môžete konvertovať v maximálnej veľkosti 500 kB na jeden súbor, tabuľky max. 1 MB na súbor, obrázky a PDF max. 2 MB na súbor a prezentácie do 10 MB na súbor. Občas sa to dá "oklamať", napr. ak máte tabuľku vo formáte .XLS veľkú 1,2 MB, v MS Excel si ju predtým prekonvertujte do novšieho formátu .XLSX, čím sa súbor zmenší a už ho do Google Docs dostanete. :-)
Ďalším obmedzením je nekompatibilita s pokročilejšími funkciami MS Office - zložitejšie formátovanie alebo kontingenčný graf do Google Docs nedostanete. Ale bežný smrteľník sa nemá čoho obávať, to, čo väčšina z nás dokáže vytvoriť v MS Office, pozná aj Google Docs. A k tomu má niekoľko zaujímavých funkcií naviac.
Svoje dokumenty si môžete naimportovať aj bez konverzie, v pôvodnom formáte, vtedy však prichádzate o možnosť upravovať ich. Na druhej strane sa vás však v takomto prípade netýkajú vyššie spomenuté limity (okrem celkového limitu 1 GB), takže si môžete kľudne nahrať dokument veľký 20 MB. Na formáte nezáleží, môže to byť napríklad aj .ZIP archív. Na USB kľúč zabudnite, 1 GB priestoru máte k dispozícii, stačí vám počítač pripojený na Internet.
Ako sa teda s Google Docs pracuje?
Textové dokumenty
Máte k dispozícii všetky základné funkcie textového editora: formátovanie textu, zarovnávanie, štýly odsekov, riadkovanie, zoznamy. K dispozícii máte 10 fontov, 11 veľkostí písma. Do dokumentu môžete vložiť obrázok, tabuľku, odkaz, matematický výraz alebo komentár. Môžete zalamovať strany, vytvárať záhlavie a pätu dokumentu, vložiť záložku alebo obsah.
O ukladanie sa starať nemusíte, aplikácia to robí automaticky. Dokument si síce môžete uložiť aj ručne, ale väčšinou to nestihnete, Google je rýchlejší. :-)
Pre prípad, že sa potrebujete vrátiť k staršej verzii, je tu okrem známeho tlačidla "späť", ktoré funguje len do zatvorenia dokumentu, aj história verzií. Google archivuje jednotlivé verzie dokumentu a tak sa kľudne môžete vrátiť k tomu stavu, v akom bol váš dokument napríklad pred mesiacom.
Zaujímavou funkciou je aj preklad dokumentu do iného jazyka. Kto pozná službu Google Translate, vie, že ten preklad má k dokonalosti ďaleko, ale občas môže poslúžiť.
A keď už máte dokument hotový, samozrejme si ho môžete vytlačiť, poslať e-mailom (toto hľadajte vpravo pod tlačidlom "zdieľať", ale aj zdieľať so známymi alebo publikovať na webe. Ak si ho chcete stiahnuť do počítača, podobne ako pri importe máte na výber z niekoľkých bežných formátov. Kľudne ho však môžete nechať na webe, budete ho mať prístupný odkiaľkoľvek.
Tabuľky
Opäť sú k dispozícii najbežnejšie funkcie tak ako ich poznáme z Excelu. Môžete pracovať s formátom textu, farbami buniek, ohraničením, zarovnávaním. Môžete formátovať obsah buniek (počet desatinných miest, percentá, mena, dátum, čas), môžete pracovať s desiatkami funkcií, od najbežnejších ako je suma, po zložité štatistické alebo finančné funkcie. Môžete pridávať alebo odoberať riadky alebo stĺpce, ukotvovať krajné riadky a stĺpce, usporiadať obsah tabuľky podľa zvolených kritérií, použiť podmienené formátovanie, vkladať komentáre, obrázky, grafy, skripty.
Samozrejmosťou je aj možnosť kopírovať vzorce alebo predlžovať zoznamy ťahaním za roh bunky alebo výberu.
Ak na tabuľke spolupracujete viacerí, môžete si nastaviť posielanie upozornení na zmeny na svoju e-mailovú adresu. Na výber máte niekoľko kritérií.
Filter je riešený inak ako v MS Excel, v menu "Zobraziť" je možnosť prepnúť sa z tabuľkového zobrazenia na zobrazenie zoznamu. V tejto podobe sa vám súbor zobrazí aj v prípade otvorenia cez mobil, takže nebuďte prekvapení. :-)
Samostatnou funkciou je možnosť vložiť formulár, ale o tom napíšem viac nižšie.
Čo sa týka ukladania, tlače, posielania, zdieľania, publikovania alebo návratu k starším verziám, platí samozrejme to isté ako pri textových dokumentoch.
Prezentácie
Aj tu máte v zásade všetky bežné funkcie známe z programu MS PowerPoint. Môžete pridávať, odoberať a kopírovať snímky, vybrať si niektorý z pripravených motívov, zmeniť pozadie, vložiť text, obrázok, kresbu, video, tabuľku, pridávať poznámky, prehrať si výslednú prezentáciu.
Nebudem sa opakovať, posledný odstavec predchádzajúcej časti zostáva v platnosti. :-)
Formuláre
Formuláre sú previazané s tabuľkami, je to v podstate akási nadstavba na tabuľky. Tak ako k existujúcej tabuľke môžete vytvoriť formulár, tak aj každý formulár má svoju tabuľku, v ktorej sú uložené údaje.
Formulár sa môže skladať z niekoľkých typov otázok: viaceré možnosti (známe krúžky, kde pre výber odpovede kliknete do jedného z nich), zaškrtávacie políčka (výber viacerých odpovedí), výber zo zoznamu, mierka (napr. rozsah hodnotenia od 1 do 5), mriežka (ako mierka, ale viac riadkov). Otázka môže byť povinná alebo nepovinná.
Do formulára môžete vkladať texty, konce strán, sekcií. Podľa odpovede na otázku je možné dotazovaného presmerovať na určené stranu (ak sa ho bezprostredne nasledujúca netýka).
Pozadie formulára si môžete vybrať z viacerých motívov. Formulár môžete umiestniť na svojom webe alebo poslať e-mailom. A na čo ho využijete? Môže to byť anketa pre priateľov alebo kolegov, môže to byť dotazník pre klientov, môže slúžiť na zadávanie dát viacerými spolupracovníkmi cez webovú stránku podľa vopred určených požiadaviek...
Odpovede sa zaznamenávajú s dátumom a časom zápisu do tabuľky uloženej medzi vašimi dokumentmi a súhrn sa dá zobraziť v prehľadnej grafickej forme.
Kresby
V tejto aplikácii si jednoducho vytvoríte svoje vlastné kresby a diagramy, ktoré použijete v textových dokumentoch, tabuľkách a prezentáciách. Môžete vkladať rôzne typy objektov, od rovných čiar, cez rôzne šípky, rôzne preddefinované tvary, krivky, lomené čiary, textové polia až po obrázky. Farbu a hrúbku čiary je samozrejme možné zmeniť, rovnako ako farbu pozadia. Čiary môžu byť prerušované, uzavreté objekty vylepšíte farebnou výplňou.
Jednotlivé objekty je možné označiť a presúvať, kopírovať, alebo meniť ich vlastnosti.
Ak vám záleží na presnosti, objekty si môžete uchytiť na mriežku alebo vodiace čiary.
Rovnako ako všetky dokumenty služby Dokumenty Google, aj kresby sa ukladajú automaticky a na úpravách možno spolupracovať.
Usporiadanie dokumentov
Ak vás balík Google Docs chytí tak, že ho budete aktívne používať (ako sa to stalo mne), časom budete mať tých dokumentov viac. Vtedy si ich môžete roztriediť do priečinkov. Tie fungujú trochu inak ako sme zvyknutí, Google dokumenty fyzicky nepresúva, len im priradí menovku. Z toho vyplývajú aj dve možnosti presúvania dokumentov do priečinkov. Buď si dokument klasicky pretiahnete myšou do zoznamu priečinkov, alebo si ho označíte a príslušný priečinok mu priradíte výberom z menu. Ak používate Gmail, už ste sa s týmto spôsobom triedenia asi stretli. Ak nie, rýchlo si zvyknete.
Jednotlivé "priečinky" môžu mať priradené rôzne farby, čo uľahčí orientáciu medzi nimi. Napríklad keď si zobrazíte všetky položky alebo niektorú z ďalších kategórií: "Vlastnené mnou", "Vami otvorené", "Zdieľané so mnou", "S hviezdičkou", "Skryté". Položky si môžete filtrovať podľa typu alebo použiť vyhľadávanie.
Ešte sa vrátim k tomu "Zdieľané so mnou". Ako som už spomínal vyššie, jednotlivé dokumenty, ale aj celé priečinky možno zdieľať s ostatnými užívateľmi. Keď niekto zdieľa svoje dokumenty s vami, takisto sa vám zobrazia medzi vašimi dokumentmi.
Na záver
Pokročilému užívateľovi MS Office v Google Docs určite bude chýbať množstvo funkcií, na ktoré je zvyknutý. Sila Google Docs je však niekde inde. Je to jednoduchosť a najmä dostupnosť z ľubovoľného počítača, nezávisle od nainštalovaného operačného systému. Google Docs fungujú pod Windows aj pod Linuxom, otvoríte ich v Internet Exploreri, Firefore, Opere, Google Chrome aj rôznych iných alternatívnych prehliadačoch. Najlepšie je síce používať ich spolu s Google Chrome, keďže spoločnosť Google samozrejme sleduje najmä kompatibilitu so svojím prehliadačom, ale veď pre služby Microsoftu tiež často potrebujete Internet Explorer.
Priaznivci MS Office sa určite tešia zo sprístupnenia MS Office na webe a niektorí hovoria, že to znamená koniec Google Docs, v porovnaní s Office Live od Microsoftu mi však stále pripadá balík Google Docs prehľadnejší a najmä rýchlejší. Jeho ďalšou výhodou je prepojenosť s mnohými inými službami Google a možnosť jednoduchého zdieľania a publikovania, čo Google pozitívni užívatelia určite ocenia.
Tak to teda vyskúšajte, možno sa k nim pridáte. ;-)
