Snažím sa "predať" jednoduchý produkt, ktorý dokáže ušetriť zaujímavé prostriedky daným úradom za vynaloženia minimálnych nákladov (návratnosť cca 30 pracovných dní, alebo menej ako jeden a pol kalendárneho mesiaca).
Daný produkt je vyrobený podľa požiadaviek súkromnej firmy (používa ho už viac ako 19 mesiacov)(okrem zadávateľa ho používa už viac ako 20 ďalších spoločností), ale s malými úpravami je možné jeho použitie aj v štátnej a verejnej správe.
Keďže nechcem aby tento článok bol reklamným článkom, tak nepopíšem produkt, ale systém, ktorý v danej inštitúcii zjednodušuje, zrýchľuje a hlavne znižuje náklady za zachovania evidencie, kto, kedy a čo urobil..
Primárne, kto sa dostal do styku s nejakým oddelením, napríklad mestského úradu a žiadal ho o vyjadrenie, tak naštartoval približne takýto postup (mierne sa odlišuje, prípad od prípadu):
1. Zadali ste písomne požiadavku.
2. Požiadavka sa zaeviduje a pridelí "kompetetnej" osobe. (Táto kompetentná osoba je kompetentná vypracovať vyjadrenie, ktoré sa ale väčšinou schvaľuje nadriadenými pracovníkmi).
3. Kompetentná osoba "to" vypracuje, vytlačí a dá do podpisovej knihy svojmu nadriadenému. A čaká.
4. Dokument čaká na sekretariáte "kompetenta" a ten to buď schváli, alebo nariadi dopracovať, prípadne niečo zmeniť a sekretárka (dnes už asistentka) to doručí naspäť do bodu 2. (Toto sa môže aj niekoľkokrát opakovať).
5. Ak to kompetent z bodu 3. "schváli", tak to posunie na schválenie "štatutárovi", ktorý je kompetentný podpísať dané rozhodnutie, vyjadrenie a pod. (On to môže podpísať, alebo vrátiť do bodu 4. k dopracovaniu. Ak to vráti, tak to znova postupuje s pripomienkou do bodu 2.) Toto sa môže niekoľkokrát opakovať.
Počas tohto procesu sa dokument x-krát tlačí v plnej verzi a následne skartuje, neustále sa na niekoho čaká a tak sa stane, že úradník na 95% nestíha zákonnú lehotu 30 dní. (Pokiaľ si to nepriplatíte)
A tento proces vieme zjednodušiť
a funguje to
a šetrí to euráče
a štátny úradník to nechce!
A teraz ku štátnemu úradníkovi s kompetenciami a jeho otázkam k produktu, ktoré ma dorazili.
Najčastejšie otázky v poradí:
1. Dá sa v danom programe spätne meniť dátum?
2. Kto všetko vie zistiť, kto, čo a kedy vypracoval?
3. Kto môže (alebo koľko to bude stáť) ak budeme chcieť upraviť "databázu" činností?
4. Prečo by som to mal chcieť zaviesť práve u nás, keď ani ostatní to ešte nemajú?
a jedno konštatovanie nakoniec:
Prečo by sme to kupovali, keď 10% z vašej ceny je tak smiešna suma!
Otázku, koľko to mesačne/ročne dokáže ušetriť položil jeden jediný kompetent!
Dajte aj vy svoju skúsenosť so štátnym úradníkom do diskusie.
