Otvorený formát v designe kancelárií (open office) sa stal v poslednej dekáde veľmi populárny. Vedenie firiem si sľubovalo väčšiu prirodzenú spoluprácu, učenie sa a utužovanie vzťahov. Presné dopady tejto stratégie sa však nikde nemerali a ani formálne nekomunikovali. Naopak v poslednom roku, či dvoch sa tento formát stáva terčom kritiky, keďže prináša niekoľko rizík. Zamestnanci sa sťažujú najmä na hluk a prerušenia. Tieto dva elementy patria medzi hlavné zdroje frustrácie v práci, negatívne ovplyvňujú produktivitu, chybovosť a vytvárajú stres. Ako čeliť nežiadúcim dopadom otvoreného formátu kancelárií (mimo investície do prestavby)?
Trocha vedeckých faktov
Gloria Mark z Kalifornskej univerzity odhaduje, že zamestnanec má v priemere 23 minút a 15 sekúnd, aby znovu získal zameranie na úlohu po prerušení. Čas strávený námahou na získanie pôvodnej pozornosti by sa dal iste lepšie vynaložiť, najmä v náročnom dni. Okrem toho sa v článku Harvard Business Review uvádza, že pracovníci stratia až 86 minút denne kvôli rozptýleniu hlukom. Tieto výsledky vyplynuli zo štúdie na 10 000 zamestnancoch zo 14 krajín sveta.
Čo vyrušuje?
Hluk a prerušenia môžu byť rôzneho druhu, keďže každý človek ma prah vnímania nastavený na iné podnety. Predmetom kritiky sú hlasní kolegovia, blízkosť dverí, ktorými sa často chodí hore dole, hlučná tlačiareň, krátke otázky kolegov, zvonenie telefónov a následné telefonovanie alebo hluk stavby či premávky hneď za oknom. (Osobne napríklad veľmi ťažko zvládam hlasné klepania po klávesnici :) )
Mnoho pracovníkov len málokedy dokáže otvorene odmietnuť kolegov (a už vôbec nie nadriadených) alebo nahlas upozorniť autorov prerušenia preto, že sa obávajú kritiky za neochotu, precitlivenosť a pod.
Riešenie
V jednej štúdii skupina výskumníkov z univerzity v Zürichu testovala systém, ktorý pomáhal zamestnancom pri posudzovaní toho, či je ich kolega zaneprázdnený alebo nie. Systém pozostával z inštalácie žiaroviek na pracovných staniciach zamestnancov. Žiarovky signalizovali ich „mentálny status“ kolegom. Červená žiarovka znamená „zaneprázdnený", žltá znamená „som preč" a zelená znamená „som k dispozícii". Pilotná prevádzka bola vykonaná na 449 účastníkoch v 12 krajinách. Výskum ukázal, že počet prerušení bol znížený o 46 %. Pracovníci boli dokonca tak spokojní so systémom, že 85 % z nich pokračovalo v používaní systému aj po skončení pokusu.
Odporúčanie
Hľadať jednoduché riešenia, ktorých základ je už väčšine prirodzene známy (napr. farby semafora ako vo vyššie uvedenom pokuse) a napasovať ho na prostredie, v ktorom sme. K tomu netreba ani veľkú a nákladnú komunikáciu, ani nátlak nadriadených. Ide o klasický príklad nudgingu.
Spracoval: Ján Uriga, PwC Experience Centre
