Prvým kritériom je to či sa osobné údaje spracovávajú na základe osobitného zákona alebo nie, t. j. či je právny základ spracovania osobných údajov. Ak je v platnosti zákon, ktorý vám nariaďuje spracovávať osobné údaje v nejakom informačnom systéme, tak neplatí oznamovacia povinnosť, stačí viesť evidenciu informačného systému. Evidenčné listy sa nikam neposielajú a ostávajú u Vás v dokumentácií. Takým typický príkladom je personalistika a mzdy, kde sa osobné údaje spracovávajú na základe osobitných zákonov - zákon o dani z príjmov, zákon o sociálnom poistení a podobne.
Druhým kritériom je poverenie, alebo nepoverenie zodpovednej osoby. Ak máte poverenú zodpovednú osobu tak potom podľa §34 odsek (2) písmeno b) nie ste povinný poslať oznámenie o informačnom systéme na úrad pre ochranu osobných údajov, ale stačí vám túto skutočnosť viesť v evidenčnom liste. Ak však zodpovednú osobu nemáte, tak povinnosť oznámenia pre vás platí. Typickými informačnými systémami, ktoré je potrebné oznámiť ak nemáte zodpovednú osobu sú - eShop, marketing, vernostný program, súťaže a podobne. Jedná sa hlavne o informačné systémy v ktorých sa osobné údaje spracovávajú na základe súhlasu zákazníka, alebo uzatvorenej zmluvy. Príkladný zoznam informačných systémov osobných údajov, na ktoré sa vzťahuje oznamovacia povinnosť uviedol úrad na svojej stránke.
No a posledným kritériom je, keď spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na ochranu práv a právom chránených záujmov. Jedná sa najmä o osobné údaje spracúvané v rámci ochrany majetku, finančných, alebo iných záujmov, osobné údaje spracúvané na zabezpečenie bezpečnosti prostredníctvom kamier, alebo obdobných systémov (podľa §10 odsek (3) písmeno g). V tomto prípade si musíte splniť oznamovaciu povinnosť bez ohľadu na to či máte, alebo nemáte zodpovednú osobu. Takto oznámené informačné systémy osobných údajov môžu byť po zvážení úradu na ochranu osobných údajov postúpené na osobitnú registráciu.
Oznámenie informačného systému sa zasiela úradu písomne poštou, v podobe elektronického dokumentu, prostredníctvom elektronického formuláru, alebo osobne do podateľne úradu. K oznámeniu sa neprikladajú ďalšie dokumenty. Pokiaľ chcete mať potvrdenie o oznámení musíte o to požiadať. Na vyjadrenie k oznámeniu nemusíte čakať a môžete začať spracovávať osobné údaje ihneď po jeho odoslaní.
A na zaver ešte zhrnutie v prehľadnej tabuľke.
Na základe právneho základu | Bez právneho základu | |
Je zodpovedná osoba | Evidenčný list | Evidenčný list |
Nie je zodpovedná osoba | Evidenčný list | Oznamovacia povinnosť |
Spracovanie podľa §10 odsek (3) písmeno g) | Oznamovacia povinnosť vždy | |
