Za bujarej veselosti kolektívu sme popisovali činnosti ako čítanie pokynov, strúhanie ceruziek a návštevy toalety. Napadlo ma to práve pri čítaní knihy Iva Tomana, kde ma zarazil jeden štatistický údaj. Človek strávi jeden rok života hľadaním stratených vecí. Nie je to hrozné ? Jeden rok života stratiť takýmto spôsobom.
Existuje pomerne jednoduchý spôsob ako tomu zabrániť . Zaviezť si do života určitý systém. V prvom rade je to určenie presne stanovených miest pre konkrétne veci. Platí to rovnako pre kuchyňu ako pre kanceláriu, s tým rozdielom že nerobím zoznam kde je sitko a na čaj a kde varešky. V podnikaní teda aj v kancelárii je ten zoznam dôležitý.
Mnohí to poznáte, účtovné doklady, obchodné ponuky, bežná korešpondencia, objednávky a ďalšie hromady papiera ktoré nám prejdú rukami. Prvým bodom, kde získavame alebo strácame čas je práve práca s poštou. Existujú rôzne metódy. Mne sa osvedčil postup pri ktorom hneď pri otváraní poštu triedim na štyri kôpky podľa toho či sa jedná o veci ktoré:
- nevyžadujú aktivitu, stačí ich založiť (na presne určené miesto)
- vyžadujú okamžité riešenie (znamená v krátkom časovom horizonte)
- je možné riešiť v dlhšom časovom období ( zaradím ich do svojho plánu)
- je možné zahodiť
Dosť dlho som mal problém práve s tou poslednou kategóriu. Možno preto, že som bol vychovávaný v presvedčení že všetko sa raz môže zísť. Zabudnite na to. S trochou internetovej gramotnosti nájdete v priebehu sekúnd na webe množstvo informácií od roznášky pizze až po vesmírne lety.
Poštu ktorú môžem vyhodiť vyhodím hneď. Potom založím druhú kôpku, naplánujem si dlhodobé úlohy a ostanú mi veci na okamžité riešenie. Týmto spôsobom sa vyhnem stresujúcemu pohľadu na množstvo nevybavenej pošty na mojom stole. Nestrácam čas ukladaním a opakovaným triedením papiera. Čistý stôl znamená čistú myseľ.
