Problém e-mailu spočíva v tom, že jeho príjemca ho často číta, ak vôbec, v inom emocionálnom rozpoložení ako jeho odosielateľ. Radostný e-mail sa okamžite zmení na ironický v prípade, že jeho prijímateľ je v ľahkej depresii. Opačne to žiaľ neplatí, aj keď irónia v e-maili môže byť v prípade mierne naivného príjemcu správy tiež nesprávne pochopená ako radosť.
Rozhodol som sa sformulovať niekoľko odporúčaní pre medziľudskú komunikáciu e-mailom. Ak budete mať chuť a náladu, budem rád ak ich v diskusii doplníte:
V prípade, že zaznamenáte sťažnosť e-mailom, poďakujte zaň a nereagujte na výčitky ihneď. Pokiaľ je to možné, skúste riešit problém osobne alebo telefonicky.
Ak chcete niekoho presvedčiť, určite to nerobte najprv e-mailom. Opäť platí – osobné stretnutie alebo telefonát. Potom môžete to, na čom ste sa dohodli, potvrdiť aj e-mailom.
Niekedy nemáte inú možnosť ako riešiť situáciu e-mailom. Niekto od vás žiada vysvetlenie alebo rozhodnutie. V tej chvíli zhrňte maximum najdôležitejších faktov do úvodu e-mailu a použite jednoduché vety s množstvom príkladov.
Dlhé e-maily takmer nikto nečíta až do konca. Bežný mailbox dostáva denne niekoľko desiatok správ a na každú z nich zostáva veľmi málo času. Nezdržujte iných ľudí dlhými e-mailami, budú vás mať viac radi. 21 slov je dobré pravidlo pre krátky e-mail – dá sa otvoriť, prečítať a vymazať za menej ako 30 sekúnd.
Radostné e-maily (hehe, to je super), vtipy, reťazové e-maily (ak nepošleš toto ďalej budeš celý život smutný), ponuky – to všetko môžete adresovať svojim blízkym známym. Klienti, alebo príjemcovia z celého adresára vášho poštového programu asi vašu radosť zdieľať nebudú a už nikdy vás nebudú považovať za kredibilného odosielateľa.
Sedenie v práci za e-mailom celý deň nie je práca. Je dobré si na vybavovanie pošty nájsť produktívnu časť dňa, ráno alebo večer a poštu vybaviť naraz ak sa to dá. Prispieva to k väčšej psychickej pohode aj sústredeniu.
E-mail zdržuje. Oproti bežnej osobnej komunikácii je to veľmi neobratný nástroj na riešenie problémov a diskusiu. Okrem toho, zdá sa, že pokiaľ niekto dostáva viac ako 100 e-mailov denne, jeho produktivita práce začína výrazne klesať. Ak som v práci 10 hodín, je to 10 e-mailov za hodinu. Ak odpoviem na 5 z nich každú hodinu a priemerne na to miniem 5 minút, tak takmer polovicu času v práci som strávil odpovedaním na e-maily... Ak si myslíte, že to je celé inak, napíšte mi e-mail.
