Rozumieme Excelu IV - Jedinečné záznamy v tabuľke

Vlastníte obchod.

Zákazníci si kupujú produkty, služby a keďže ste majiteľom skutočne dobrého obchodu, zákazníci sa k vám neustále vracajú a neustále kupujú ďalšie veci.

Práve ste dostali výpisy z oddelenia predaja.

Takýto výpis obsahuje povedzme mená zákazníkov, ich emailové adresy a dátumy, kedy prišli do vášho obchodu a niečo si možno aj kúpili.

Povedzme, že máme mená zákazníka v stĺpci A, email v stĺpci B a dátum návštevy v stĺpci C.

Ako býva v dobrých zvykoch spoločností, o zákazníkov sa treba starať a treba im posielať napríklad reklamné ponuky akcií a iné podobné spamy :-)

My však potrebujeme odoslať email každému zákazníkovi iba raz.
Ak by sme si všímali všetky záznamy v našej tabuľke, tak každý z nich by dostal správu niekoľkokrát.

My preto potrebujeme vidieť iba jedinečné záznamy z tejto tabuľky a s nimi ďalej pracovať.

Túto službu za nás spraví nástroj v MS Excel - Rozšírený filter (Advanced Filter).

Keďže pracujeme s údajmi v tabuľke, budeme tento nástroj hľadať pod hlavným menu Údaje (Data).

Tam vidíme menu Filter > Rozšírený filter...

Všimnime si, že do List range - rozsahu zoznamu zadal celý stĺpec A (označenie A:A). Nie je to teda celá tabuľka.

Takto bude pracovať len s údajmi v tomto stĺpci, ostatnými nebude ovplyvňovaný.

To, že som do Criteria range - kritéria nezadal žiadnu hodnotu je správne, lebo nechceme zoznam filtrovať podľa nejakej podmienky.

Unique records only - Len jedinečné záznamy je práve tá položka, ktorú musíme zaznačiť, aby sme dosiahli požadovaný výsledok.

Teraz je rozhodovanie na vás:

• ak chcete ponechať pôvodný zoznam bez zmeny a vyfiltrované položky chcete skopírovať na iné miesto, označte hore voľbu "Copy to another location" - Kopírovať na iné umiestnenie.
  V tom prípade napíšte referenciu (adresu) bunky, ktorá bude slúžiť ako ľavá horná bunka pre vyfiltrovaný zoznam.

• ak chcete filtrovať priamo v existujúcom zozname, nechajte označenú túto možnosť.
  Pri tomto type je výhoda tá, že vidíte aj relevantné údaje (napr. aj nami žiadanú emailovú adresu) spolu s ostatnými. Vždy je braný PRVÝ VÝSKYT. V tomto prípade sa ostatné (nevyhovujúce bunky) len skryjú. Vidieť ich môžete opäť pri výbere z menu Údaje > Filter > Ukázať všetko (Data > Filter > Show all)

Výsledná vyfiltrovaná tabuľka bude podľa tu uvedeného postupu vyzerať takto:

No a my vidíme jedinečné údaje tak, ako sme ich potrebovali.

Praktické, však?