Čo je teda business intelligence? Existujú dva všeobecne používané významy tohto spojenia. Prvý označujeinformácie o iných, konkurenčných či partnerských podnikoch, o ichplatobnej disciplíne, o silných a slabých stránkach a podobne. Druhý,ktorý sa používa stále viac, znamená systematické zbieranie avyhodnocovanie informácií z vlastných informačných systémov a ichvyužitie pri rozhodovaní manažérov na všetkých úrovniach riadenia.Preto sa im niekedy hovorí aj manažérske informačné systémy alebo ajsystémy na podporu rozhodovania. Táto druhá je oblasť v ktorej pracujema ktorej sa budem venovať aj v niekoľkých ďalších článkoch, ak o to bude záujem.
Na čo je komu BI? Podniky a ďalšie organizácie zhromažďujú stále väčšie množstvo informácií: čo sa vyfakturovalo, koľko toho bolo, koľko toho je na sklade, aké máme pohľadávky, koľko zamestnancov je dnes v práci, aké dodávky tovaru sú na ceste a pod. Väčšina z týchto údajov sa zapíše do systému, spracuje sa a potom sa už len točí na diskoch a neuzrie viac svetlo sveta. Údajov je príliš veľa a ťažko sa navzájom prepájajú.
Ak chce napríklad manažér vedieť akú maržu dosiahol minulý mesiac na predaji nového modelu modrých stoličiek, musel by najprv zistiť, koľko sa týchto stoličiek predalo, potom prejsť všetky faktúry a spočítať koľko sa za tie stoličky vyfakturovalo, aké tam boli zľavy a bonusy. Zo skladovej evidencie musí zistiť, aká bola priemerná skladová cena tej stoličky v danom mesiaci. Potom tieto údaje musí dať dokopy a z nich si vypočítať maržu. Na pohľad to nie je až také zložité, ale mnohokrát je vôbec problém dopátrať sa k číslu, koľko sa toho vlastne predalo. Či sa má vychádzať zo skladovej evidencie, alebo z vystavených faktúr, alebo z objednávok, či z prijatých platieb. A to sme stále len pri jednej z mnohých otázok, ktoré si manažéri denne kladú: Aký obrat sme mali u piatich najväčších zákazníkoch. Akú sme mali maržu? Ktoré produkty sa najviac predávali? Akú máme obrátkovosť zásob týchto produktov?
Podnikové informačné systémy (ERP) nedokážu dávať rýchle odpovede na takého otázky. V drvivej väčšine sa údaje prácne prepisujú do tabuľkových procesorov ako napr. Excel a tam sa navzájom spájajú a skladajú do tabuliek a grafov. Je to zdĺhavé a nepružné a aj preto sa väčšina manažérov musí uspokojiť len s približnými odpoveďami a hrubými odhadmi.
Business intelligence je práve to, že sa vytvorí systém, kde sa navzájom prepoja jednotlivé skupiny dát (fakturácia, distribúcia, skladová evidencia, rozpracovaná výroba a ďalšie) a usporiadajú sa tak, aby si manažér hocikedy mohol vybrať údaje, ktoré potrebuje. Napríklad takto:
Údaje, ktoré spolu súvisia sú pospájané do skupín, aby sa v tom dalo ľahko orientovať. Ak chcem teda zistiť, akú celkovú zľavu sme za minulý mesiac poskytli zákazníkom, kliknem si myšou na políčka Mesiac, Kód zákazníka, Zákazník, Zľava zákl. Tým sa mi dostanú do tabuľky. Už v tabuľke si kliknem na poličko Apr 2007 a stlačím tlačidlo filter, takže mi ostanú len údaje za apríl 2007. Za niekoľko sekúnd som teda dostal takúto tabuľku:
a v podstate mám, čo som potreboval. Samozrejme tento výstup si môžem vyltlačiť, uložiť, alebo ďalej upravovať. Ak sa s ním pár minút pohrám, môžem ho rýchlo dostať napríklad do takejto podoby:
Business intelligence je teda sada nástrojov, techník a procedúr, ktoré umožňujú rýchlo a pružne získavať informácie potrebné pre rozhodovanie manažérov ako pri denno-dennom riadení tak aj otázkach strategického významu.
Celkom jednoduché, nie? ;-)
