COVID-19 spôsobil, že mnohé samosprávy nemôžu realizovať rokovania svojich zastupiteľstiev.
Samospráva v 21. storočí
Uvedomte si, že rokovanie zastupiteľstva nerobíte len pre seba, ide o demokraciu v priamom prenose.Preto je nesmierne dôležité využiť všetky možnosti, ako aj spôsoby, ako nespochybňovať a nepodkopávať autoritu samospráv zatvorenými dverami. Nájdite vlastný spôsob transparentného, objektívneho a bezpečného rokovania.
Ministerstvo vnútra SR preto pripravilo v skrátenom konaní zákonnú úpravu, ktorá samosprávam umožňuje rokovať prostredníctvom videokonferencie a prijímať uznesenia na diaľku. V krátkosti popíšem postup ako sme realizovali prvé videokonferenčné zastupiteľstvo na úrovni Trnavského samosprávneho kraja. Naše zastupiteľstvo má 40 poslancov, súčasťou rokovania okrem župana a poslancov býva aj hlavná kontrolórka, či príslušní riaditelia odborov a samozrejme verejnosť.
„Centrálna“ miestnosť vybavená predsedníckym stolom, za ktorým predseda kraja viedol rokovanie. V centrálnej miestnosti sme sa nachádzali aj my, okrem mňa, ešte technici, zabezpečujúci videokonferenčnú aplikáciu a hlasovaciu aplikáciu. Štandardne prítomné boli zapisovateľky, tlmočníci do posunkovej reči a kameraman zabezpečujúci live prenos, ktorý sa vysielal:
Verejné zastupiteľstvo (bez fyzickej účasti verejnosti) bolo zabezpečené práve prostredníctvom týchto kanálov.
Čo sme použili pre úspešný priebeh
Základné kroky, ktoré je potrebné naplniť:
Technické vybavenie volených predstaviteľov – možnosti jednotlivých samospráv sa líšia. Nebudem špekulovať, ktorá samospráva na „čo má“ . V prípade malých obcí toto nebude pravdepodobne cesta. Tam kde sú zastupiteľské zbory menšie (cca 10 osôb) ostáva najvýhodnejším spôsobom realizovať fyzické rokovanie so zabezpečením záznamu (zvukového, obrazového), ktorý sa zverejní na stránke obce. V našom prípade sme mali k dispozícií notebooky, ktoré sme dali k dispozícii poslancom. Výhodou bolo, že sme pred odovzdaním zariadení vedeli všetko dopredu nainštalovať a v podstate poslancom ostávalo už len zapnúť a fungovať. Zabezpečiť inštaláciu všetkého potrebného pre 40 poslancov bola neľahká úloha, za 2 dni však bolo všetko hotové a za 1 deň logisticky zabezpečené odobratie zariadení všetkými poslancami.
Aplikácie – kľúčové prvky celého priebehu. Fungovali sme na dvoch, na sebe nezávislých aplikáciách. Nesmierne dôležité pre zabezpečenie bezpečnosti a nespochybniteľnosti hlasovania poslancov. Opäť, existuje nespočetné množstvo aplikácií zabezpečujúcich videokonferencie. Berte ohľad na vaše potreby – počet potrebných pripojení (poslanci, hlavná kontrolórka, prípadne riaditelia). Pre prehľadnosť a stabilitu sme sa rozhodli „pripojiť“ len nevyhnutne potrebný počet ľudí – župan, poslanci, hlavná kontrolórka a ja (moja úloha okrem koordinácie backofficu, bolo aj zabezpečovanie „hotline“ v prípade potreby pre poslancov). Náš výber padol na WEBEX od Cisco, váš môže byť odlišný, no dbajte na to, aby ste vedeli režírovať diskusiu. Nevyhnutné je mať možnosť vypínať a zapínať mikrofóny v aplikácii jednotlivým poslancom – paralela s udelením slova na štandardnom rokovaní. Aplikácia by vám mala umožňovať aj rôzne náhľady, najčastejšie sme používali mozaiku (zobrazenie všetkých poslancov) a zobrazenie aktívneho rečníka. Rokovanie nebude fádne a oživuje priebeh rokovania pre verejnosť. Stabilita prenosu je nevyhnutá, a pokiaľ sa vyskytnú problémy, nemalo by dochádzať k dlhodobým výpadkom zvuku a obrazu. Cez WEBEX sa zabezpečovala vizuálna a zvuková stránka. eZastupiteľstvoVUC – nahrádzalo pre poslancov hlasovacie zariadenie so všetkými možnosťami, ktoré sa štandardne používajú. Takáto aplikácia neexistovala a bola na podnet Trnavského samosprávneho kraja vytvorená spoločnosťou DATALAN, s ktorou spolupracujeme dlhodobo na našom Digitálnom zastupiteľstve. Poslanci sa prihlasovali na základe špecificky a jedinečne vygenerovaných prístupových údajov. Po prihlásení sa zobrazili všetky materiály, ktoré majú v daný deň prerokovať. Pri každom bode sa nachádzali možnosti „diskutovať“ ako aj „hlasovať“. Po stlačení diskutovať sa v „centrále“ zobrazil zoznam prihlásených do diskusie. Po udelení slova predsedom, technik zapol príslušnému poslancovi mikrofón, a ten mohol prezentovať svoj príspevok. Po ukončení diskusie sa pri príslušnom bode aktivovalo tlačidlo "hlasovať" – s možnosťami ZA, PROTI, ZDRŽAL SA a NEHLASOVAŤ, svoje rozhodnutie poslanec musel ešte následne kliknutím potvrdiť. Po tomto úkone bol hlas započítaný a nemenný. Výsledky hlasovania sa zobrazovali všetkým poslancom, hlasovanie bolo možné kontrolovať aj menovite, pre prípad kontroly. Doprajte si dostatok času na samotné hlasovanie, odozva je dlhšia – na jedno hlasovanie sme dali 2 minúty
Priebeh rokovania – testujte a testujte, my sme mali pre krátkosť času len 1 deň. Mnohí volení predstavitelia nemajú problém s technickými novinkami a zžijú sa s nimi po prvom teste, sú však aj takí, ktorí potrebujú viac času. Deň pred rokovaním zastupiteľstva sme pripravili pre všetkých možnosť zúčastniť sa testovacieho rokovania. Pre nás išlo o test funkčnosti oboch vyššie spomínaných aplikácií a súzvuku tímu. S poslancami sme prechádzali funkčné možnosti eZastupiteľstvoVÚC, prihlásenie sa do diskusie a hlasovanie. V deň samotného rokovania sme boli k dispozícii už od 9 hodiny. Jednotlivo sme volali s poslancami, a prihlasovali sa spolu s nimi, ešte raz prešli celý priebeh. Všetko sme stihli a o 13:00, sme načas začali. Priebeh bol hladký, až na jedno vypadnutie zvuku, pravdepodobne spôsobené poruchou na mikrofóne. Župan vyhlásil 10 minútovú prestávku na odstránenie závady, zariadenie sme vymenili. Po prebratí všetkých bodov a za 4 hodiny sme tak mohli ukončiť rokovanie. (záznam nájdete TU).
Uvedomte si, že rokovanie zastupiteľstva nerobíte len pre seba, ide o demokraciu v priamom prenose. Preto je nesmierne dôležité využiť všetky možnosti, ako aj spôsoby, ako nespochybňovať a nepodkopávať autoritu samospráv zatvorenými dverami. Nájdite vlastný spôsob transparentného, objektívneho a bezpečného rokovania.
Myslím si, že sa nám podarilo zachovať štandardný priebeh zastupiteľstva, bez zásadného obmedzenia verejnosti rokovania. Rozdiel bol badať len vo fyzickej neprítomnosti volených predstaviteľov na jednom mieste.
